Должностная инструкция на работников (образцы 2021 года)

Как такое могло произойти?

Как у двух членов совета директоров могут быть такие разные мнения о том, преуспевает ли высшее должностное лицо в компании или не справляется со своими обязанностями? Возможно, это потому, что для измерения успеха они используют разные линейки. Возможно, это потому, что они по разному представляют перечень  обязанностей, которые должен выполнять их гендиректор. 

Один из фундаментальных принципов в организационной психологии гласит: «Все начинается с описания функционала». Не будем утверждать абсолютная гарантия вашего успеха, но уверены, что хорошее описание работы служит нескольким важным целям.

Четкое описание работы обеспечивает:

• Точную концентрацию усилий сотрудника на ключевые достижения
• Объективную основу для оценки его работы
• Шаблон «идеального кандидата», с которым можно сравнивать потенциальных новых сотрудников

Из чего состоит должностная инструкция:

• Формулировка основных целей и задач для деятельности данного сотрудника
• Перечень необходимых для ее достижения знаний, навыков и умений
• Требования к личностным качествам сотрудника на данной кадровой позиции
• Требования к его образованию и практическому опыту в данной сфере

Раздел «цель» должен быть описан кратким предложением об общей цели. Например, в должностной инструкции для руководителя организации может быть сказано что-то вроде: «Надзор за всеми функциями и бизнес-процессами в организации».

Раздел «Навыки» в описании функционала генерального директора будет включать такие элементы, как:

• Социальные навыки: построение отношений с сотрудниками и клиентами
• Финансовые навыки по управлению бюджетом
• Лидерские навыки: способность сформировать вокруг себя команду единомышленников и вести их за собой
• Навыки управления: организация и координация работы компании и отдельных ее сотрудников
• Навыки общения: эффективная устная и письменная коммуникация
• Навыки маркетинга и организации продаж, устойчиво генерирующие доход

Раздел «Личные качества» может включать такие элементы, как честность и приверженность миссии организации, а раздел «Уровень образования и опыт» — вид и профиль обучения, а также стаж работы в соответствующей сфере.

Несколько советов по написанию должностных инструкций:

• Делайте описание функционала простым, понятным и актуальным; здесь не нужен многостраничный документ
• Привлеките действующих сотрудников, выполняющих данных функционал, чтобы уточнить и усовершенствовать его описание
• Ограничьте число основных зон ответственности сотрудника оптимальным значением 5-8
• Ранжируйте зоны ответственности в пределах данного функционала
• Включите в должностную инструкцию оценку процента времени, которое нужно тратить на каждую зону ответственности

Высокоэффективные привычки: 

1)   Создайте четкие должностные инструкции для каждой должностной позиции в вашей организации2) Сделайте ваши должностные инструкции простыми, понятными и актуальными; не пишите талмуд3)  С помощью должностных инструкций обеспечьте:— направление и фокус работы данного сотрудника— основу для оценки его эффективности— шаблон «идеального кандидата», с которым можно соотносить потенциальных новых сотрудников

Первый центр психоанализа для бизнеса Alter Ego.

I. Общие положения

1. На должность психолога назначается лицо, имеющее высшее образование по профильным направлениям («Психология», «Педагогика и психология», «Специальная психология», «Специальная дошкольная педагогика и психология», «Специальная педагогика в специальных (коррекционных) образовательных учреждениях»).

2. Требования к опыту практической работы не предъявляются.

3. К работе не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость за преступления, состав и виды которых установлены законодательством Российской Федерации.

4. Назначение на должность психолога, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

5. Психолог должен знать:

5.1. Задачи и принципы психологического просвещения в образовательной организации с учетом особенностей лиц с ограниченными возможностями здоровья, детей и обучающихся, испытывающих трудности в освоении основных общеобразовательных программ, развитии и социальной адаптации, в том числе несовершеннолетних обучающихся, признанных в установленном порядке обвиняемыми или подсудимыми, либо являющихся потерпевшими или свидетелями преступления

5.2. Формы и направления, приемы и методы психологического просвещения с учетом особенностей лиц с ограниченными возможностями здоровья, детей и обучающихся, испытывающих трудности в освоении основных общеобразовательных программ, развитии и социальной адаптации, испытывающих трудности в освоении основных общеобразовательных программ, развитии и социальной адаптации, в том числе несовершеннолетних обучающихся, признанных в установленном порядке обвиняемыми или подсудимыми, либо являющихся потерпевшими или свидетелями преступления

5.3. Основы педагогики, формы и способы обучения взрослых субъектов образовательного процесса, работающих с лицами с ограниченными возможностями здоровья, детьми и обучающимися, испытывающими трудности в освоении основных общеобразовательных программ, развитии и социальной адаптации, в том числе несовершеннолетними обучающимися, признанных в установленном порядке обвиняемыми или подсудимыми, либо являющихся потерпевшими или свидетелями преступления

5.4. Международные нормы и договоры в области прав ребенка и образования детей

5.5. Трудовое законодательство Российской Федерации, законодательство Российской Федерации в сфере образования и прав ребенка

5.6. Нормативные правовые акты, касающиеся организации и осуществления профессиональной деятельности

5.7. Федеральные государственные образовательные стандарты общего образования

5.8. Способы адаптации детей, подростков и молодежи к условиям образовательных организаций различных типов

5.9. Современные теории формирования и поддержания благоприятного социально-психологического климата в коллективе

Методы коррекции социально-психологического климата, урегулирования конфликтов

Признаки и формы дезадаптивных состояний у детей, подростков и молодежи

Приемы организации совместной и индивидуальной деятельности лиц с ограниченными возможностями здоровья в соответствии с возрастными нормами их развития

Теории и методы предотвращения «профессионального выгорания» специалистов

Основы возрастной физиологии и гигиены обучающихся, обеспечения их безопасности в образовательном процессе

Типичные случаи возникновения и методы предупреждения и снятия психологической перегрузки педагогического коллектива

Теории профессиональной и социально-психологической адаптации, методы и способы обеспечения их эффективности

Приемы организации совместной и индивидуальной деятельности обучающихся с ограниченными возможностями здоровья в соответствии с возрастными нормами их развития

Методы и технологии, позволяющие решать консультационные и развивающие задачи

Современные теории, направления и практика психокоррекционной работы

Теории психологической коррекции

Методы и приемы индивидуальной психокоррекции

Этапы групповой динамики, методы, приемы проведения групповой психокоррекционной работы

Приемы и способы повышения личностной активности в процессе психокоррекции

Методы и способы определения и контроля результативности психокоррекции

Стандартные методы и технологии, позволяющие решать диагностические и коррекционно-развивающие задачи

Методы и приемы наблюдения за психическим и физическим развитием обучающихся

Формы и признаки отклоняющегося поведения у подростков, способы и методы коррекции этих форм поведения

Стандартные методы и технологии, позволяющие решать диагностические задачи

Методы сбора, первичной обработки информации, результатов психологических наблюдений и диагностики

Методы математической обработки результатов психологической диагностики

Способы интерпретации и представления результатов психодиагностического обследования

_____________________________________________________________________

6. Психолог подчиняется непосредственно __________________.

7. На время отсутствия психолога (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

8. ________________________________________________________________

Инструкция — слабый инструмент

С точки зрения закрепления ответственности, должностная инструкция слишком велика по объему, чтобы сконцентрировать нас на главном – на взаимных договоренностях между руководителем и подчиненным. Большинство фраз инструкции формальны. Их много. Представьте усилия руководителя, чтобы проговорить каждую идею инструкции с каждым подчиненным. Не просто проговорить, но еще и прийти к взаимному согласию. Обе стороны должны быть согласны с формулировкой каждого участка ответственности, вменяемого сотруднику в обязанность. При необходимости иметь возможность корректировать любую формулировку инструкции.

Мы не встали на путь внедрения «слабого инструмента» любыми средствами и способами. Они, несомненно, есть. Например, «огнем и мечом». Но это не наш метод. Для нас важно, чтобы любой документ в системе управления бизнесом появился в результате договоренностей сторон, а не вместо них. Договор с клиентом – результат переговоров между поставщиком и клиентом. Бизнес-процесс – результат работы группы участников процесса на нескольких встречах. Стратегия развития предприятия появится по итогам встречи первых лиц компании и их взаимном согласии.

Обязанности и задачи

Психолог выполняет весьма широкий круг обязанностей, поскольку психологические потребности сотрудников любой компании весьма разнообразны. В частности он должен:

• оценивать влияние факторов как психологического, так и экономического и организационного характера на работу сотрудников с целью улучшить ее результаты;
• определять важнейшие проблемы на предприятии (в частности, низкую эффективность труда, невысокую дисциплину, значительный уровень текучести кадров) и предлагать шаги по их решению;
• разрабатывать рекомендации в отношении определенных сотрудников по оптимальному использованию их потенциала предприятием;
• составлять мероприятия, нацеленные на рост производительности труда и участвовать в их реализации;
• способствовать адаптации в компании молодых сотрудников и новичков;
• создавать методики, служащие для оценки психологического климата в компании и её организационной культуры и практикуемых стилей управления и использовать эти методики в оценке с доведением её результатов до руководства;
• участвовать в мероприятиях, нацеленных на улучшение психологического климата на предприятии;
• участвовать в создании корпоративной культуры и её эффективном доведении до прочих сотрудников;
• давать лицам, возглавляющим структурные подразделения компании, рекомендации относительно нюансов психологии, в том числе переговоров, рекламы, управления;
• выбирать надлежащие методы диагностики персонала предприятия и осуществлять диагностику на практике;
• анализировать обратную связь, поступившую после проведения различных мероприятий;
• выполнять поручения руководителей в рамах своей компетенции.

Еще одна обязанность психолога — проведение собеседований. Оговаривается, что от него требуется беседовать не только с лицами, нанимающимися на предприятие, но и с теми, кто с него увольняется. Сотрудник обязан помочь таким работникам покинуть предприятие без каких-либо психологических травм.

Часть вторая — создаем настоящую команду

Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:

• ставьте перед сотрудниками общую цель. Работники должны понимать, что если каждый будет тянуть одеяло на себя, общий результат от этого проиграет. Для этого грамотно распределите между сотрудниками обязанности. Каждый отвечает за свой участок работы;
• разработайте систему корпоративных ценностей. Здесь вполне можно стремиться к идеалу. “Стать лучшим интернет-магазином в сегменте”, “Предоставить клиентам лучший сервис в стране”, “Заработать миллиард рублей за квартал”. Чем круче — тем лучше. Пусть это станет девизом команды. Можно заказать баннер и поставить его на видном месте в офисе. У наших коллег стоял такой: “Качество — это возвращение заказчика, а не продукции”;
• проводите совместный досуг. Речь не только о корпоративах, банкетах и вечеринках в честь дня рождения директора. Совместные спортивные мероприятия, выезды на природу или на экскурсии потрясающе сплачивают коллектив. Можно даже посмотреть сквозь пальцы на то, что половину понедельника коллеги обсуждают насыщенные выходные — это будет только плюс;
• проводите планерки, летучки, совещания и оперативки. Чем больше вы общаетесь напрямую с коллективом, тем лучше. На совещаниях давайте высказаться всем желающим. Пусть даже новички знают, что их мнением дорожат и всегда дадут слово. Так никто не выпадет из обсуждения и все будут чувствовать причастность к общей идее;
• устраивайте мозговые штурмы. Совместное решение задачи сплачивает коллектив на раз. Да и сами сотрудники привыкают работать совместно, а не поодиночке.

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!

Особенности составления и подписания должностной инструкции

Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:

• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
• штатное расписание;
• положение о структурных подразделениях;
• иные организационные документы работодателя.

Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).

Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией.

Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.

В переводе на другую должность

Вы долго мечтали занять новую должность, наконец-то звезды сошлись и шеф предложил вам перевод. Но в ваши планы на ближайшее время это не входило, например, собирались посвятить время семье.

Что делать, если вы совсем не ожидали такого поворота событий? Как деликатно отказаться от должности на работе и сохранить хорошие отношения.

СОВЕТ! Аргументируйте свой отказ тем, что вы очень польщены доверием, но боитесь не оправдать надежд. Не бойтесь говорить об этом открыто.

Вот что говорит психолог:

1. Возьмите некоторое время на раздумье, чтобы найти лучшие аргументы.
2. Объясните, что в случае перевода, занимаемая вами должность станет вакантна. Поиск замены и обучение новичка будет весьма невыгодным для компании.
3. Поблагодарите за оказанное доверие. Затем сообщите, что провели анализ своих возможностей, и в данный момент не сможете реализовать их в полной мере. На данном этапе предстоит решить сложные проблемы в семье. Такой отказ не будет расценен как неуважение.
4. Бывает так, что вас не устраивает сфера деятельности, которую собираются поручить. Стоит об этом открыто сообщить начальству.

В повышении

Занимать высокие должности дано не всем. Большинство людей чувствуют себя комфортно в роли исполнителя, им не нужно задумываться о каких-то проблемах и пытаться их урегулировать. В таком случае проще отказаться от повышения в должности.

Сделать это следует очень корректно, чтобы не испортить отношения с руководителем и не нанести вред карьере.

1. Сказать, что предложение достаточно интересное, но в силу семейных обстоятельств принять его не можете. Новая должность потребует больше временных затрат, а вы не хотите уменьшать время, которое обычно проводите с домашними.
2. Сослаться на неподходящий график работы.
3. Предупредить о возможных конфликтах с коллегами, если эта вакансия будет занята вами. Быть может, именно они претендовали на повышение.

ВНИМАНИЕ! Категорически нельзя говорить о том, что вы боитесь ответственности или не имеете достаточного опыта.

Ваша задача — создать образ заинтересованного сотрудника, который в силу некоторых обстоятельств не может занять предлагаемую должность. Кто знает, вдруг через год вы почувствуете в себе силы и желание продвинуться по служебной лестнице.

В совмещении

Правильно отказывать — настоящее искусство. Совмещение должностей это один из вариантов дополнительной работы, справиться с которой необходимо в течение рабочего дня.

СОВЕТ! Продемонстрируйте боссу принцип: «больше работы — меньше производительности». Например, если начальник хочет поручить вам новый проект, выполнить который необходимо в сжатые сроки, объясните, что качество работы может упасть.

Согласие выполнить рискованный проект может нанести вред вашей основной работе, а также понизить ваш авторитет в глазах коллег, в случае невыполнения.

Ваша цель — тактично донести до руководства, что вы не собираетесь взвалить на себя сверх задачи, но в экстренной ситуации на вас можно рассчитывать.

Ошибки начинающих руководителей

1. Если ты фокусируешься не на управлении, а делаешь работу за подчинённых, которые работают не в полную силу.

2. Если ты, не разобравшись в ситуации, начинаешь строить сотрудников где надо, и не надо.

3. Если ты слишком эмоционально вовлекаешься в ситуацию. Пытаешься всеми способами доказать, что ты здесь начальник.

4. Вносишь необдуманные изменения в работу своего подразделения.

5. Не берёшь на себя ответственность, за неудовлетворительные результаты работы, а возлагаешь её на других. Забываешь при этом, что именно ты отвечаешь за качество работы. А качество работы подчинённых, зависит в первую очередь от качества управления.

6. Стремишься выстроить хорошие отношения с подчинёнными, в ущерб работе.

7. Не используешь промежуточный и финишный контроль, что приводит к невыполнению заданий.

8. Не используешь поддержку и не советуешься со своим шефом

Профстандарт как основа для должностной инструкции: сведения из раздела 1

Профстандарт в общем случае содержит (п. 6 методических рекомендаций, утвержденных приказом Минтрудсоцзащиты РФ от № 170н):

• раздел 1, в котором фиксируются общие сведения о позиции, для которой определяются квалификационные требования;
• раздел 2, в котором содержится описание всех трудовых функций, которые входят в соответствующий профстандарт;
• раздел 3, в котором отражаются сведения об обобщенных трудовых функциях, а также развернутые характеристики конкретных трудовых функций;
• раздел 4, в котором отражаются данные об организациях, разработавших профстандарт.

Для нас наиболее полезными будут, очевидно, первые три раздела.

Из раздела 1 профстандарта в целях составления инструкции можно извлечь наименование занятия по коду ОК3 (графа «Группа занятий»). Именно эта графа определяет название должности, для которой составляется инструкция. Также наименование должности по инструкции может базироваться на сведениях в графе «Возможные наименования должностей» подраздела «Обобщенная трудовая функция» раздела 3 профстандарта.

Пользуются ли соискатели рекомендательными письмами, при поисках работы.

Данное исследование было подготовлено Кадровым агентством уникальных специалистов «КАУС». Цель исследования — выявить отношение соискателей к рекомендательным письмам. Данные предоставлены по итогам опроса, в котором приняли участие 100 соискателей, из них 73% специалистов и 23 % руководителей.

В ходе исследования были опрошены респонденты в возрасте от 20 до 53 лет. Из них 80% специалистов с высшим образованием, 9% с незаконченным высшим, остальные со средним специальным образованием.

Опыт работы у 80% опрошенных от 3 до 5 лет, 12% имеют стаж от 2 до 3 лет, у 4% респондентов стаж составляет от 1 года до 2 лет.

Наличие рекомендательного письма

На вопрос «Есть ли у вас рекомендательные письма?»

• 40% соискателей ответили, что нет
• Если потребуется, то 43% респондентов запросят его с прошлого места работы
• 9% опрошенных есть несколько рекомендательных писем, с разных мест работы
• 8% есть одно рекомендательное письмо

При устройстве на работу, у 53% соискателей никогда не спрашивают рекомендации, у 41% спрашивают редко. У 5 % респондентов интересуются рекомендательными письмами часто, и только у 1% запрашивает рекомендации всегда.

Если повысить свою конкурентоспособность на рынке труда, возможно, то надо это использовать.

• 39% соискателей считают, что рекомендации помогут устроиться на работу.
• 9% думают, что вероятно рекомендательное письмо может быть полезным.
• 52% уверены, что письма никто не читает.

По мнению соискателей, устные рекомендации информативнее, так думают 69% опрошенных. Остальные 31% респондентов придерживаются мнения, что рекомендательные письма дают больше информации, чем устная характеристика.

Бывает так, что прежний руководитель не может дать объективных рекомендаций, потому что он обижен на сотрудника, или по каким-то личным претензиям. На вопрос, сможет ли бывший руководитель дать объективную рекомендацию, мнения разделились.

• 76% считают, что конечно бывший руководитель даст хорошую рекомендацию.
• 14% — что это зависит от отношений с бывшим боссом.
• 10% решили, что прошлый работодатель даст субъективную оценку, так как он всегда был не объективен.

Все мы знаем, как в большинстве случаев выпрашиваются рекомендательные письма. Когда руководитель занят и просит написать что-нибудь от себя, а он просто подпишет. Поэтому рекрутерам часто приходится обзванивать бывших работодателей и самостоятельно собирать все рекомендации.

• 22% респондентов приходилось писать рекомендательные письма о себе
• 75% никогда так не делали
• 3% соискателей всегда пишут себе рекомендательные письма сами

Писали ли вы письмо о себе

Комментирует Анна Новикова консультант кадрового агентства уникальных специалистов «КАУС»:

«Чаще всего рекомендательные письма запрашивают западные компании и крупные российские с западными традициями, так как у них жесткие условия отбора. И отдел кадров такой организации не может позволить себе ошибку при найме. Также, такие письма часто используют кандидаты на руководящие должности, специалисты, работающие с ключевыми клиентами.

Также любой работодатель может попросить отзывы на кандидата, у которого в резюме есть «темные пятна». Например, специалист часто менял работу и не смог внятно объяснить причины увольнений. Естественно, по такому соискателю возникнут вопросы.

Рекомендательных писем у вас может быть несколько – со всех мест работы. Если есть способ повысить свою конкурентоспособность на рынке труда, надо его использовать. Так что соберетесь увольняться, не забудьте попросить рекомендации».

Общие правила

Перед собеседованием учтите следующее:

1. Продумайте внешний вид, подберите одежду. Отдавайте предпочтение консервативному деловому стилю, но помните, что выбор зависит от сферы деятельности. Однако опрятность, чистота и приятный легкий аромат – обязательное условие любого внешнего вида.
2. Продумайте маршрут до места встречи, рассчитайте время и способ, которым будете добираться.
3. Постарайтесь прийти за 15 минут до назначенного времени. Если будете опаздывать или задерживаться, то обязательно позвоните, объясните ситуацию.
4. Продумайте, что будете говорить, какие качества демонстрировать. Помните, что если появятся несколько кандидатов с одинаковым уровнем квалификации, то выберут того, кто производит приятное впечатление в общении, обладает положительными человеческими качествами.
5. Соберите портфолио. Не забудьте собрать все документы, подтверждающие вашу квалификацию, образование. Положите в сумку блокнот и ручку.
6. Узнайте больше информации о фирме, но конкретно о своих обязанностях и функциях спросите на собеседовании.
7. Узнайте, в каком формате будет проходить встреча: групповая или индивидуальная беседа, вопрос-ответ, самопрезентация. Поинтересуйтесь о дресс-коде и спросите, нужно ли брать с собой какие-то вещи. Информацию, как правило, можно найти на сайте компании, или позвонив в офис.
8. Подготовьте ответы на популярные вопросы: ваши достоинства и недостатки, план саморазвития, жизненные цели, трудовая и жизненная философия, нестандартные ситуации, в которых вам приходилось бывать, и выход из них, конфликтные ситуации в рабочем коллективе и ваши действия. Но не заучивайте ответы, общение должно быть естественным.
9. Ложитесь спать вовремя, выспитесь.
10. Не пейте много воды перед собеседованием.

Помните о личностных качествах, которые ценятся работодателем:

• ответственность;
• инициативность;
• исполнительность;
• умение работать в команде и в одиночку;
• амбициозность;
• обучаемость;
• способность принимать конструктивную критику и адекватно реагировать на нее.

Старайтесь продемонстрировать их во время разговора, а если такой возможности не будет, то просто перечислите те положительные качества, которыми вы наделены. Не забывайте об улыбке.

Главное условие успешного собеседования – уверенность в себе. Ее нельзя изобразить. Она или есть, или ее нет. Зависит она от самовосприятия и самоотношения человека. Если вы уверены в своем профессионализме и коммуникативных навыках, то все пройдет хорошо. Вы должны быть уверены, что достойны того места, на которое претендуете.

Не пытайтесь изображать того, кем вы не являетесь. Будьте собой. Если же вы боитесь, что в таком случае не получите желаемую должность, то задумайтесь о работе над собой и повторном трудоустройстве в дальнейшем. Это будет эффективнее, чем притворство.