Как организовать рабочую встречу: 13 важных советов

Оставлять работу на работе

Вроде бы легко сказать, а непросто сделать. Для этого, подчеркивает психолог, нужно поработать со своим убеждением, что мы должны быть мегахорошими работниками и все успевать. То есть нужно сесть и сказать себе: «я имею право не успеть сделать какие-то дела». Потому что человек — не робот, не Господь Бог, его возможности ограничены, и можно разрешить себе быть неидеальным работником, а начальнику разрешить быть недовольным. Пусть он хоть оборется в понедельник, это его личное право, а личное право работника — отдохнуть.

Планируйте ход совещания

Ценность любой встречи во многом зависит от количества решений, которые вы примете по её итогам. А потому у неё должна быть повестка. Если вы собираетесь ради того, чтобы поставить галочку в графе «совещание», пользы это точно не принесёт. Встречаться «на всякий случай, вдруг у кого появятся вопросы» — впустую тратить время.

Необходимо подготовиться и составить список тем, которые вы хотите обсудить. А если говорить не о чем, смело откладывайте совещание до лучших времён.

Испытательный срок

Испытательный срок и программа адаптации идут параллельно друг другу, предлагаю поговорить об этих процессах подробнее.

Испытательный срок — это оценка достижения целей и выполнения задач, которые поставлены перед новым сотрудником на первые три месяца работы. Перед выходом человека на работу мы вместе с руководителем (заказчиком подбора), формируем краткосрочные цели на испытательный срок, а также долгосрочные цели на полгода-год, определяем критерии оценки результатов. Цели на испытательный срок и критерии оценки мы обсуждаем с кандидатом в процессе собеседований и соотносим с его ожиданиями. Важно проговорить всё «на берегу», чтобы у всех было единое понимание.

Процесс адаптации направлен на то, чтобы помочь новому сотруднику адаптироваться к новой среде и культуре, влиться в команду, быстрее разобраться в процессах и, как результат, снизить уровень стресса от смены места работы и получить удовольствие от достижения результатов.

Как принято работать за рубежом

Распространено мнение, что оставаться на работе допоздна нас приучила западная корпоративная культура с воспетым ею трудовым рвением и жаждой карьерного успеха. И в самом деле, каждый может вспомнить пару популярных фильмов, где герой или героиня ночь напролет сидят в офисе, решая важнейшую задачу.

Но психолог и коуч Петр Бочкарев с таким объяснением категорически не согласен. «Если производственные процессы в компании выстроены четко, то задержка сотрудника в офисе — повод для недоумения. Мои коллеги из Германии, например, рассказывают, что задержка на работе не просто вызывает у руководства вопросы, но может повлечь за собой штраф. Поскольку означает, что сотрудник неэффективно использует рабочее время и ресурсы компании».

Петр Бочкарев склонен объяснять ночные бдения на работе российской спецификой. «В советское время «горение на работе» вызывало одобрение. «Трудовой фронт», как и фронт военных действий, требовал героев. Героическое отношение к труду закрепилось и сохранилось».

Впрочем, считать эту черту специфически российской, конечно, неверно. Франции, скажем, она присуща в той же степени. «Французам важно показать, что они трудятся больше, чем остальные. Поэтому считается, что человек «недорабатывает», если он не завален работой сверх всякой меры», — саркастически отмечает психотерапевт Эрик Альбер, директор Французского института борьбы со стрессом (IFAS). И предупреждает об опасности такого отношения: перегрузки чреваты выгоранием и депрессией.

Печальным подтверждением этих слов стали несколько самоубийств сотрудников компании Renault в 2006 году и France Telecom в 2009 году. В ситуацию тогда пришлось вмешаться правительству и профсоюзам. На многих предприятиях официально ограничили время доступа сотрудников в производственные помещения, например заблокировав электронные пропуска.

Постарайся найти в своей работе хоть какой-нибудь смысл

Помни, что не смыслы находят человека, а сам человек находит для себя смыслы. Если ты считаешь, что твоя работа бессмысленная, скорее всего, так и есть. Однако твой коллега на той же должности, возможно, думает по-другому. 

Ему может казаться, что он является частью большого и важного процесса, который приносит благо людям. Именно это осознание помогает ему с энтузиазмом подходить к своему делу и не сокрушаться по поводу того, как все вокруг плохо.

Основное его отличие от тебя заключается в том, что он нашел смысл. Попробуй найти его и для себя, а если не получается, постарайся обрести его в другом месте. 

РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ХОЛОДНЫЕ ЗВОНКИ

Для хорошего результата в холодных звонках запускайте их только в пакетном формате и не позволяйте сотрудникам других подразделений прерывать этот процесс.

Чем больше людей звонит одновременно и без перерывов в течение 1.5 часов, тем лучшим будет результат.

Есть нюанс: заполнение данных клиента в CRM-системе требует времени. Для сложных продаж разработайте Анкету клиента в бумажном виде. Её будет легко заполнить и занести в CRM в специально отведенное для этой активности время в течение дня.

Используйте в работе скрипты холодных звонков, а также установите регламент оптимальной длительности разговора с клиентом, который проявил интерес к вашему продукту. Обычно длительность беседы до назначения следующего события с клиентом не должна превышать 7-ми минут.

Читайте подробнее «Скрипты холодных продаж: 15 примеров».

Формируйте режим дня вашего отдела так, чтобы каждый менеджер звонил «по холоду» не менее 2,5 часов. При правильном режиме и нормативах каждый менеджер обработает не менее 50 клиентов готовых к заказу за неделю, а это 200 клиентов в месяц. Это цифры для отдела, в котором на первичную квалификацию выделены колл-менеджеры. В случае, если ваши менеджеры делают первичные холодные звонки и закрывают клиентов, цифры будут ниже.

Учет рабочего времени

Жестких законодательных требований к виду учета нет, это самостоятельный выбор работодателя, зависящий от условий и требований бизнеса. Суммированный учет рабочего времени в отношении дистанционных работников применяется крайне редко.

Основные виды учета рабочего времени дистанционного сотрудника

По дням — учитывается выход на работу каждый день и проработанное дневное время. Применяется при одинаковой длительности рабочего дня, учитываются сверхурочные часы и простои.

При недельном учете дистанционная работа фиксируется в табеле таким образом: подсчитывается количество «выходов» на работу и фактически отработанные за неделю часы. Применяется при еженедельной норме рабочих часов и разной длительности рабочего дня. За неделю работник вырабатывает одинаковую норму времени — 24 ч., 36 ч., 40 ч.. Максимальное количество не больше 40. Используется при неполном и гибком видах рабочего времени.

Здесь тоже есть сложности — у работодателя нет инструментов контроля — когда работник принялся за работу и когда закончил. Возможны отметка о начале и окончании деятельности на корпоративном портале или установка на ПК дистанционного работника программы учета рабочего времени.

Документы учета рабочего времени

Этот вопрос закон относит на усмотрение работодателя. Обычно учет режима работы дистанционного работника ведется с помощью унифицированной формы Т-12 или Т-13. Но можно ввести свою форму учета и ввести ее в действие.