Как организовать рабочую встречу: 13 важных советов

Оставлять работу на работе

Вроде бы легко сказать, а непросто сделать. Для этого, подчеркивает психолог, нужно поработать со своим убеждением, что мы должны быть мегахорошими работниками и все успевать. То есть нужно сесть и сказать себе: «я имею право не успеть сделать какие-то дела». Потому что человек — не робот, не Господь Бог, его возможности ограничены, и можно разрешить себе быть неидеальным работником, а начальнику разрешить быть недовольным. Пусть он хоть оборется в понедельник, это его личное право, а личное право работника — отдохнуть.

Планируйте ход совещания

Ценность любой встречи во многом зависит от количества решений, которые вы примете по её итогам. А потому у неё должна быть повестка. Если вы собираетесь ради того, чтобы поставить галочку в графе «совещание», пользы это точно не принесёт. Встречаться «на всякий случай, вдруг у кого появятся вопросы» — впустую тратить время.

Необходимо подготовиться и составить список тем, которые вы хотите обсудить. А если говорить не о чем, смело откладывайте совещание до лучших времён.

Как принято работать за рубежом

Распространено мнение, что оставаться на работе допоздна нас приучила западная корпоративная культура с воспетым ею трудовым рвением и жаждой карьерного успеха. И в самом деле, каждый может вспомнить пару популярных фильмов, где герой или героиня ночь напролет сидят в офисе, решая важнейшую задачу.

Но психолог и коуч Петр Бочкарев с таким объяснением категорически не согласен. «Если производственные процессы в компании выстроены четко, то задержка сотрудника в офисе — повод для недоумения. Мои коллеги из Германии, например, рассказывают, что задержка на работе не просто вызывает у руководства вопросы, но может повлечь за собой штраф. Поскольку означает, что сотрудник неэффективно использует рабочее время и ресурсы компании».

Петр Бочкарев склонен объяснять ночные бдения на работе российской спецификой. «В советское время «горение на работе» вызывало одобрение. «Трудовой фронт», как и фронт военных действий, требовал героев. Героическое отношение к труду закрепилось и сохранилось».

Впрочем, считать эту черту специфически российской, конечно, неверно. Франции, скажем, она присуща в той же степени. «Французам важно показать, что они трудятся больше, чем остальные. Поэтому считается, что человек «недорабатывает», если он не завален работой сверх всякой меры», — саркастически отмечает психотерапевт Эрик Альбер, директор Французского института борьбы со стрессом (IFAS). И предупреждает об опасности такого отношения: перегрузки чреваты выгоранием и депрессией.

Печальным подтверждением этих слов стали несколько самоубийств сотрудников компании Renault в 2006 году и France Telecom в 2009 году. В ситуацию тогда пришлось вмешаться правительству и профсоюзам. На многих предприятиях официально ограничили время доступа сотрудников в производственные помещения, например заблокировав электронные пропуска.

РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ПРАВИЛ

Существует ли в вашем коммерческом отделе жесткий порядок работы? Всегда ли вы знаете на что именно тратят драгоценные минуты рабочего времени ваши менеджеры? Уверены ли вы, что вы получаете адекватный ответ от сотрудника в виде ожидаемого результата в обмен на теплый офис и стабильную заработную плату?

Тайм-менеджмент сотрудников отдела продаж — насущный вопрос для любого руководителя. На деятельность, которая не релевантна прямым обязанностям менеджера по привлечению или развитию клиента, часто уходит до 40% рабочего времени сотрудника.

Режим рабочего дня отдела продаж: распределение активностей менеджера

Вам важно, чтобы работник не просто делал дело. Важно, чтобы он делал именно то, что приводит к результату.

С чего начать выстраивать порядок в отделе? Внедряйте Режим рабочего дня по следующим правилам:

Правило № 1. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ НА ВИДНОМ МЕСТЕ

Первое правило режима дня — важно, чтобы он был. Не рассчитывайте, что календарь в CRM-системе или тренинг по тайм-менеджменту научит ваших продавцов работать по часам.

С четкого расписания распорядка дня начинается регулярный менеджмент и системное управление. Это задача РОПа (Руководителя отдела продаж) четко определить, какое количество времени необходимо уделять на ту или иную активность.

Разместите листок с режимом рабочего дня на видном месте: на двери при входе в офисе, где сидит коммерческий отдел, и на стене рядом с каждым рабочим столом менеджера.

Правило № 2. ПРАВИЛО «ПАКЕТ 1.5»

Режим рабочего дня состоит из блоков по 1.5 часа. В них менеджеры осуществляют активности схожие по своему виду. Правило ограничивает менеджера осуществлять в блоке иную деятельность.

Выделяйте блоки под холодные звонки, под подготовку КП, повторные письма и звонки клиентам. Чем больше ваши активности осуществляются пакетами со схожими видами работ, тем выше будет результат.

Скорость и качество выполнения деятельности одного вида всегда растут.

Режим рабочего дня: отдел продаж

Правило № 3. ПРАВИЛО 1.5 / 10

Режим рабочего дня отдела продаж состоит из блоков по 1.5 часа каждый. Блок содержит активности, которые менеджер обязан выполнять в строго определенное время дня.

Перерывы между блоками содержат 10 минут. Это личное время, в течение которого менеджер может выпить чашку кофе или выйти на перекур.

Любое хождение по офису и выход за пределы рабочей зоны коммерческого отдела запрещены.

Правило № 4. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ ПРИВЯЗАН К МОДЕЛИ И ГЕОГРАФИИ ПРОДАЖ

Блоки режима содержат активности, которые привязаны к следующим параметрам:

1. Модель продаж. Если вы делаете холодные звонки, то режим дня должен содержать блок, в течение которого менеджеры звонят по холоду. И не осуществляют другие активности (не отвечают на входящие письма, не готовят КП и проч.);///
2. Процесс продаж. Все действия продавца направлены на то, чтобы пройти определенные этапы бизнес-процесса продажи. Формируйте режим рабочего дня под требования этапов бизнес-процесса: если у вас есть встречи с клиентами, отведите под них определенный день недели и проводите встречи «пакетами» по несколько встреч в течение одного дня; если вы продаете только по телефону — выделите в режиме дня блок только на подготовку КП, презентаций и писем, а также на повторные звонки клиентам;///
3. География продаж. Если вы работаете с регионами другого часового пояса, начинайте рабочий день раньше (не с 10:00, а с 9:00 или 8:00). Вы можете создать индивидуальный режим дня специально для менеджера, который работает с отдаленными регионами.

Правило № 5 ЭККАУНТИНГ ПОДЧИНЯЕТСЯ РЕЖИМУ ДНЯ ПРОДАВЦОВ

Нужен ли режим рабочего дня для менеджеров отдела клиентского сервиса?

Да. Но есть нюансы.

Оба коммерческих подразделения (и отдел продаж, и отдела эккаунтинга) в идеале должны размещаться в одном помещении. Это сплотит команду и повысит качество работы эккаунтинга (избавит «старичков» от звездной болезни и увеличит продажи по текущей базе).

Обе команды должны работать совместно и не разделяться стенами офиса.

Поэтому эккаунтинг имеет такое же расписание дня, как и у менеджеров отдела продаж: блоки времени на работу и блоки времени на перерывы.

Однако виды активностей в каждом блоке дня у эккаунтинга произвольные для каждого менеджера. Содержание блоков должно регулироваться руководителем клиентского сервиса на утренней планерке. Основной инструмент за контролем эффективности рабочего дня эккаунтинга — это ежедневный отчет по выполнению определенных KPI.

Читайте подробнее «KPI в продажах: контроль менеджеров»

Постарайся найти в своей работе хоть какой-нибудь смысл

Помни, что не смыслы находят человека, а сам человек находит для себя смыслы. Если ты считаешь, что твоя работа бессмысленная, скорее всего, так и есть. Однако твой коллега на той же должности, возможно, думает по-другому. 

Ему может казаться, что он является частью большого и важного процесса, который приносит благо людям. Именно это осознание помогает ему с энтузиазмом подходить к своему делу и не сокрушаться по поводу того, как все вокруг плохо.

Основное его отличие от тебя заключается в том, что он нашел смысл. Попробуй найти его и для себя, а если не получается, постарайся обрести его в другом месте. 

Что важно учесть

• До выхода сотрудника лучше заранее проверить, вся ли необходимая ему информация есть в инструкциях и презентациях и не устарела ли она. Многое часто меняется — у нового члена команды должна быть актуальная информация, к кому по какому вопросу обращаться и как выстроен тот или иной процесс.
• При подготовке плана погружения хорошо сразу связывать информацию о процессах с конечным результатом, а также с конкретными коллегами, которые в этом процессе могут помочь. Благодаря этому видно, с кем стоит назначить новому сотруднику первые вводные встречи и какие инструкции нужно ему дать, стоит ли их дополнить.
• Здорово, когда есть возможность в расписании первой недели нового сотрудника сразу сделать ссылки на корпоративные документы, которые потребуются ему для подготовки к этой рабочей встрече. Это помогает быстрее сориентироваться в потоке внутренних документов.<
• Новый сотрудник будет вам благодарен, если вы в расписании встреч заложите перерывы на чай, кофе и обед. В первые дни люди склонны перенапрягаться из-за большого потока новой информации. При обычном формате работы в офисе кто-то из коллег может отвлечь новичка и пригласить на кофе-паузу или обед. При удаленном формате работы о необходимости сделать паузу напомнит календарь.

Шаг четвёртый: построение карьерного пути

По разным оценкам, свыше 50% сотрудников нацелены на карьерный рост, ещё седьмая часть рассматривает для себя развитие «вширь». Руководителю нельзя игнорировать желание подчинённых занять позицию повыше или поинтереснее. Поэтому разбор карьерных перспектив сотрудников должен быть частой темой встреч 1-on-1.

Руководитель должен объяснить подчинённым две вещи:

1. Требования, выдвигаемые к вышестоящим позициям. А именно — какие задачи стоят перед специалистами на этих должностях и какие для их выполнения требуются компетенции.
2. Достижения, которые позволят претендовать на вышестоящую позицию. Как правило, недостаточно обладать нужными навыками, чтобы вырасти в должности, необходимо «выделиться» — реализовать особо сложный проект, войти в круг определённых лиц, получить признание как эксперта, участвуя в профильных мероприятиях или сделать что-то иное. В каждой компании свои правила, и руководитель должен их знать и донести до подчинённого, нацеленного на рост.

На еженедельных встречах 1-on-1 руководитель и подчинённый должны проводить «чекап» — соответствует ли сотрудник требованиям, выдвигаемым к интересующим его позициям. Если нет — чему следует обучиться и какого опыта набраться.

Также по теме

Как помочь сотрудникам в их карьерном развитии, читайте в статье «7 шагов к понятности карьеры каждым сотрудником».0Подробнее