Как организовать рабочую встречу: 13 важных советов

Оставлять работу на работе

Вроде бы легко сказать, а непросто сделать. Для этого, подчеркивает психолог, нужно поработать со своим убеждением, что мы должны быть мегахорошими работниками и все успевать. То есть нужно сесть и сказать себе: «я имею право не успеть сделать какие-то дела». Потому что человек — не робот, не Господь Бог, его возможности ограничены, и можно разрешить себе быть неидеальным работником, а начальнику разрешить быть недовольным. Пусть он хоть оборется в понедельник, это его личное право, а личное право работника — отдохнуть.

Как принято работать за рубежом

Распространено мнение, что оставаться на работе допоздна нас приучила западная корпоративная культура с воспетым ею трудовым рвением и жаждой карьерного успеха. И в самом деле, каждый может вспомнить пару популярных фильмов, где герой или героиня ночь напролет сидят в офисе, решая важнейшую задачу.

Но психолог и коуч Петр Бочкарев с таким объяснением категорически не согласен. «Если производственные процессы в компании выстроены четко, то задержка сотрудника в офисе — повод для недоумения. Мои коллеги из Германии, например, рассказывают, что задержка на работе не просто вызывает у руководства вопросы, но может повлечь за собой штраф. Поскольку означает, что сотрудник неэффективно использует рабочее время и ресурсы компании».

Петр Бочкарев склонен объяснять ночные бдения на работе российской спецификой. «В советское время «горение на работе» вызывало одобрение. «Трудовой фронт», как и фронт военных действий, требовал героев. Героическое отношение к труду закрепилось и сохранилось».

Впрочем, считать эту черту специфически российской, конечно, неверно. Франции, скажем, она присуща в той же степени. «Французам важно показать, что они трудятся больше, чем остальные. Поэтому считается, что человек «недорабатывает», если он не завален работой сверх всякой меры», — саркастически отмечает психотерапевт Эрик Альбер, директор Французского института борьбы со стрессом (IFAS). И предупреждает об опасности такого отношения: перегрузки чреваты выгоранием и депрессией.

Печальным подтверждением этих слов стали несколько самоубийств сотрудников компании Renault в 2006 году и France Telecom в 2009 году. В ситуацию тогда пришлось вмешаться правительству и профсоюзам. На многих предприятиях официально ограничили время доступа сотрудников в производственные помещения, например заблокировав электронные пропуска.

Учет рабочего времени

Жестких законодательных требований к виду учета нет, это самостоятельный выбор работодателя, зависящий от условий и требований бизнеса. Суммированный учет рабочего времени в отношении дистанционных работников применяется крайне редко.

Основные виды учета рабочего времени дистанционного сотрудника

По дням — учитывается выход на работу каждый день и проработанное дневное время. Применяется при одинаковой длительности рабочего дня, учитываются сверхурочные часы и простои.

При недельном учете дистанционная работа фиксируется в табеле таким образом: подсчитывается количество «выходов» на работу и фактически отработанные за неделю часы. Применяется при еженедельной норме рабочих часов и разной длительности рабочего дня. За неделю работник вырабатывает одинаковую норму времени — 24 ч., 36 ч., 40 ч.. Максимальное количество не больше 40. Используется при неполном и гибком видах рабочего времени.

Здесь тоже есть сложности — у работодателя нет инструментов контроля — когда работник принялся за работу и когда закончил. Возможны отметка о начале и окончании деятельности на корпоративном портале или установка на ПК дистанционного работника программы учета рабочего времени.

Документы учета рабочего времени

Этот вопрос закон относит на усмотрение работодателя. Обычно учет режима работы дистанционного работника ведется с помощью унифицированной формы Т-12 или Т-13. Но можно ввести свою форму учета и ввести ее в действие.

Шаг четвёртый: построение карьерного пути

По разным оценкам, свыше 50% сотрудников нацелены на карьерный рост, ещё седьмая часть рассматривает для себя развитие «вширь». Руководителю нельзя игнорировать желание подчинённых занять позицию повыше или поинтереснее. Поэтому разбор карьерных перспектив сотрудников должен быть частой темой встреч 1-on-1.

Руководитель должен объяснить подчинённым две вещи:

1. Требования, выдвигаемые к вышестоящим позициям. А именно — какие задачи стоят перед специалистами на этих должностях и какие для их выполнения требуются компетенции.
2. Достижения, которые позволят претендовать на вышестоящую позицию. Как правило, недостаточно обладать нужными навыками, чтобы вырасти в должности, необходимо «выделиться» — реализовать особо сложный проект, войти в круг определённых лиц, получить признание как эксперта, участвуя в профильных мероприятиях или сделать что-то иное. В каждой компании свои правила, и руководитель должен их знать и донести до подчинённого, нацеленного на рост.

На еженедельных встречах 1-on-1 руководитель и подчинённый должны проводить «чекап» — соответствует ли сотрудник требованиям, выдвигаемым к интересующим его позициям. Если нет — чему следует обучиться и какого опыта набраться.

Также по теме

Как помочь сотрудникам в их карьерном развитии, читайте в статье «7 шагов к понятности карьеры каждым сотрудником».0Подробнее

Не забывай поощрять себя за большие и маленькие победы 

Ничто так не мотивирует, как желание сорвать куш и признание нужных людей. Порой для того, чтобы двигаться дальше, достаточно услышать похвалу руководства, которое искреннее довольно твоими результатами. 

Но поощрять за промежуточные результаты и успешно выполненные проекты можно и себя самого. Что может быть проще? Закажи доставку еды на дом, сходи с друзьями в бар, устрой себе вечер просмотра хорошего кино, либо просто позволь себе расслабиться и ничего не делать.

Главное — поощрять себя в моменты, когда выполняешь какие-то важные (или не очень) задания. Это может очень сильно мотивировать. 

РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: РАЗБОР ПОЛЁТОВ

Завершайте работу «разбором полётов» — мероприятием, которое особенно полезно проводить ежедневно в молодых отделах продаж.

Разбор полётов — это собрание всех сотрудников отдела продаж для совместного подведения итогов дня. В случае, если вы только заступили на должность РОПа, создаёте отдел продаж с нуля или разрабатываете технологию продаж клиентам, эта активность поможет в сжатые сроки получить всю необходимую информацию с рынка, а также объединить и зарядить команду на результат.

Кроме этого, разбор полетов поможет вам снизить издержки на обучение менеджеров. Закрепление пройденного на тренингах активных продаж происходит в работе в поле. Но каким бы талантливым ни был тренер по продажам, в поле обязательно возникнут сложные вопросы, которые потребуют от РОПа вмешательства и помощи.

Вы можете ответить на вопрос менеджера в течение рабочего дня. Вечером во время Разбора полётов попросите менеджера рассказать всем сотрудникам отдела продаж в чем была проблема, и как он ее решил. Это обеспечит активное обучение продажам всего коллектива.

Критерии успешной адаптации

Как оценить успешность или неуспешность адаптации? Мы проводим такую оценку по трем уровням коммуникации:

1) Уровень «Я»;

2) Уровень «Мы»;

3) Уровень «МИФ».

Мы ожидаем, что:

• на уровне «Я» у нового сотрудника формируется четкое понимание и принятие своей роли в компании, он успешно проходит вводное обучение, то есть вникает в процессы и цели, и чувствует, что ему нравится работать у нас. И ему комфортно работать в удаленном формате;
• на уровне «Мы» новый сотрудник удовлетворен коллективом и руководителем;
• на уровне МИФа он разделяет цели компании и нашу корпоративную культуру.

Статья подготовлена на основе вебинара и была опубликована на сайте

Не злоупотребляйте встречами

Даже если вы идеально организовываете встречи, не увлекайтесь. Они отнимают много сил и времени — как минимум нужно подготовиться, поучаствовать и проанализировать результаты. Если вместо работы вы будете постоянно совещаться, проект будет продвигаться очень медленно. 

Организация идеальных рабочих встреч — не дар, а навык, которому можно и нужно учиться. Но это не всё, чем предстоит овладеть успешному проджект-менеджеру. На факультете управления проектами вы овладеете всеми необходимыми инструментами для проведения самых разных встреч. А ещё научитесь составлять проектную документацию, управлять бюджетами и многим другим важным вещам.