Основы тайм-менеджмента: 9 принципов управления временем

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

• позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
• помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
• не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Тайм-менеджмент — Совет № 1: Готовьтесь заранее

Во-первых, подготавливайте список ваших дел на день заранее, например, вечером предыдущего дня. Будет наилучшим, если планирование дел на завтра будет последним делом, которое вы делаете сегодня.

Когда вы планируете свои дела на завтра поздно вечером, ваше подсознание будет работать на ваши планы и цели во время сна. При таком подходе вы часто будете просыпаться по утрам с новыми идеями, которые сможете применить в своей работе.

Одним из преимуществ подготовки списка ваших дел заранее является то, что такая практика позволяет вам спать более спокойно.

Вы не будете беспокоиться, стараясь не забыть какие-то важные дела, которые нужно сделать завтра. После того как вы записали какой-то вопрос, он освобождает ваш ум.

Здесь срабатывает известный в психологии эффект Зейгарник – пока дело не записано, оно крутится в вашем уме и загружает его. Таким образом, этот прием позволит вашему мозгу лучше отдыхать ночью.

Для эффективного планирования, используйте принцип S.M.A.R.T.

Согласно данному принципу цель должна быть:

• конкретной (Specific);
• измеримой (Measurable);
• достижимой за определенный период (Attainable);
• актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
• ограниченной во времени (Time-bound).

Выполняя последовательные задачи, вы значительно сократите время выполнения работы.

Будьт последовательны и сосредоточены на конкретных пунктах, это залог вашего будущего успеха.

Программа тренинга

1. Самомотивация. А для чего мне нужна система тайм-менеджмента?

• Время – материал, из которого сделана жизнь
• Хронометраж, функционально-стоимостной анализ рабочего дня
• ТМ – технология проектирования жизни
• Диагностика личного стиля тайм-менеджмента
• Диагностика личной скорости протекания времени. Что такое суета?

2. Проектирование системы. Как создать свою систему тайм-менеджмента?

• Как влияет личность человека на создание собственной системы ТМ?
• Обязательный и дополнительные уровни системы ТМ
• Личный и корпоративный ТМ (точки пересечения)

3. Создание основы системы. Планирование жизни, которая нравится мне.

• Отличия мечты и цели. Почему не все цели реализуются.
• Основные принципы целеполагания. Типичные ошибки целеполагания.
• SMART-формат при постановке целей.
• Как часто нужно пересматривать долгосрочные цели
• Что нужно делать, если поставленные цели не достигаются?
• Управление системой целей. Оценка эффективности системы

4. Основные инструменты. Выбери свой способ планирования.

• Органайзер
• Доска контроля
• Карточки
• Чек-листы
• Электронные версии планирования
• Как эффективно планировать день, неделю, месяц
• Технологии гибкого планирования.

5. Эффективные коммуникации как способ рационализации временного ресурса

• Основы эффективных коммуникаций. Твёрдое и пустое, «приблизиться к оленю», «слушать и слышать».
• Навык задавания вопросов как ключевой навык эффективного взаимодействия с поставщиками.
• Эмоциональные резервы менеджера: EQ как элемент управления собой и коммуникациями.
• Как распознать свои эмоции и управлять ими. Обрезание собственных эмоций.
• Как считывать чужие эмоции и управлять ими. Обрезание чужих эмоций. Способы продуктивного реагирования на агрессию.

6. Основы самоменеджмента

• Эффективная работа в условиях многозадачности. Основные способы приоритезации. Пожиратели времени: как выявить тайм-киллеров? И как ими эффективно управлять? Где можно купить лишнее время?
• Само-мотивация. Ресурсное состояние – почему оно бывает не всегда? Как этим управлять?
• Управление стрессом: где черпать новые силы? Техники восполнения энергии. Техники вхождения в ресурсное состояние. Как научиться полноценно отдыхать и высыпаться.

Форма работы: Интенсивное обучение, основанное на опыте, предусматривающее индивидуальный подход к каждому участнику. Включает минилекции, решение практических задач, ролевые и ситуационные игры, дискуссии. Каждый участник получает набор методических материалов.

Продолжительность: 16 академических часов (2 тренинг-дня).

Заказать этот тренинг

Поделиться этой страницей Поделитесь через Facebook Share Share Поделитесь через Twitter Share Share Поделитесь через VK Share Share Поделитесь через Messenger Share Share Поделитесь через WhatsApp Share Share Поделитесь через Viber Share Share Поделитесь через Email Share ShareВозможно, Вас также заинтересует:

• Тренинг эффективных деловых коммуникаций Тренинг предназначен: для топ-менеджеров, руководителей […]
• Командообразующие квесты (более десяти различных сценариев) Для успеха не надо быть умнее других, надо просто быть на день […]
• Политико-экономический прогноз 2019 фото-отчет
• Тренинг Алена Гиль – апрель 2014
• Стоит ли идти на тренинг? В последнее время мне всё чаще задают вопрос: «Как принять […]
• Практический коучинг в работе руководителя Тренинг будет полезен: руководителям среднего и высшего звена. […]

Законы тайм-менеджмента

1. 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.
2. Планируйте от большего к меньшему.
3. Матрица Эйзенхауэра помогает сортировать все свои дела по срочности и важности.
4. «Съешь лягушку». Съесть лягушку — значит выполнить самое трудное и самое важное из всех предстоящих дел.
5. «Слона нужно есть по частям». Каким бы огромным ни было дело, оно нам по силам. Нужно разбить его на маленькие, выстроить ступеньки и продвигаться по ним каждый день для достижения глобальной цели.
6. Выделяйте в начале рабочего дня время для самого важного.
7. «Порядок во всем или чистим корзину». Подводите личные итоги выполненного дневного плана и производите коррекцию намеченных планов.
8. Важно, чтобы ваше планирование было не плотным. Между жесткими задачами оставляйте промежутки — выделите резервное время.

«Выполнить все дела невозможно. Главное — выбрать приоритеты и заниматься именно тем, что важно. Поэтому все дела, которые у нас накопились, лучше рассортировать на месяц и распределить с помощью матрицы Эйзенхауэра по срочности и важности».

Расстановка приоритетов

I квадрат — «срочно и важно»II квадрат — «не срочно, но важно»III квадрат «срочно — неважно»

IV квадрат «не очень срочно и неважно»Метапредметные результаты. Стандартизированные материалы для оценки читательской грамотности. 9 класс. Пособие для учителя Комплект разработан в соответствии с международными требованиями исследования PISA и позволяет оценить готовность учащихся школ к прохождению теста. В пособии представлены общие подходы к оценке читательской грамотности учащихся. Купить

Самомотивация

Самосаботаж

1. Правило 5 секунд. Считаем в обратном порядке от 5 до 1 и приступаем к действию.
2. Три простых шага. Запланируйте три простых шага для того чтобы начать работу. После их выполнения можете продолжить или отказаться от ее выполнения.
3. Дедлайн. Искусственный предварительный дедлайн поможет быстрее начать работу. Наш мозг всегда ищет самый короткий путь в экстремальной ситуации.
4. Правило 15 минут. Краткосрочные незапланированные дела нужно делать сразу и больше на них не отвлекаться.
5. Сделай на 3. Позвольте себе быть неидеальными, начните делать «на троечку».

Тайм менеджмент: методы управления временем

Существует много работающих методов, которые отвечают на задачи тайм менеджмента. Пробуйте разные и находите такие техники тайм менеджмента, которые будут эффективными именно для вас. Для разных проектов можете подобрать различные методы, которые будут удовлетворять конкретным требованиям и условиям.

Техника 1-3-5

Планируйте ровно 9 задач на каждый день. Разработчики этой методики установили, что за день можно достичь выполнить только одно большое дело, три средних и пять небольших задач. Эта техника отлично подходит для фиксированного рабочего времени. Правило 1-3-5 позволит не создавать завалы на работе, успевать все в срок и избежать лишнего переутомления.

«Правило трех»

Суть правила в том, что в начале каждого дня необходимо представить какие 3 задачи вы хотите выполнить к вечеру. Сфокусируйтесь на этих трех делах, не отвлекаясь на другие. Аналогично, используйте правило трех для более масштабных задач в начале каждой недели.

Метод 90/30

Исследователь из Йельского университета Перетз Лафи в своей работе The Enchanted World of Sleep определил, что 90 минут это самое оптимальное время, в течение которого возможно эффективно сосредоточиться на одной задаче. А полчаса вполне хватает среднему человеку для полноценного отдыха и расслабления.

Работайте по принципу «делу 90 минут, потехе – полчаса», а затем повторяйте цикл. Первые 90 минут вашего дня посвятите самой важной задаче, которая требует вашего внимания. Далее работайте по убыванию важности дел.

Pomodoro

«Метод помидора» был придуман для облегчения подготовки студентов к экзаменам. Он подходит для тех, кто быстро теряет концентрацию и легко отвлекается. Идея Pomodoro заключается в том, что вы ставите таймер на 25 минут и напряженно работаете. По истечению 25 минут вы берете 5-минутный отдых. Проведите четыре таких цикла, и дайте себе получасовой перерыв для отдыха. Начинайте заново.

Канбан

Это японский метод продуктивности. Он поможет вам отслеживать в реальном времени статус выполнения ваших запланированных на день дел. Канбан визуализирует рабочий процесс, разделяя дела, которые находятся на стадии выполнения, завершенные дела и задачи, которые вам еще предстоят.

Возьмите доску и стикеры. Разделите доску на три части, обозначьте каждую колонку следующим образом: «Сделать», «Делаю» и «Сделано». Теперь используйте стикеры, напишите ваши задачи на них и прикрепите все в столбец «Сделать». По мере выполнения дел, перемещайте стикеры в соответствующие колонки. Так, вы сможете контролировать ваши рабочие процессы и не упускать дела, так как они всегда будут у вас на виду красоваться на стикерах в первой и второй колонках.

В ходе работы проводите тайм менеджмент тест, чтобы определить наиболее подходящую вам технику управления временем. Не важно какой именно метод вы выберите. Вы даже можете разработать для себя свое собственное правило управления временем. Главное, чтобы была достигнута цель тайм менеджмента – эффективный рабочий процесс, позволяющий успешно выполнять задачи и достигать цели.

Применяете ли вы какие-либо техники управления временем? Расскажите в комментариях о ваших способах тайм менеджмента.

Мечтаете о финансовой независимости и увеличении заработка? Зарабатывайте, не выходя из дома! Бесплатный 7-дневный курс «Профессия — финансовый психолог и коуч» поможет вам проработать ваши финансовые установки и зарабатывать от 50 000 до 150 000 рублей в месяц на онлайн консультациях. Регистрируйтесь по ссылке, и получите сертификат о прохождении курса!

Принцип №7

Умейте сказать «нет». Возьмите за правило не отвлекаться на спонтанно возникающие задания (за исключением действительно экстренных), до тех пор пока не завершите текущий пункт вашего списка. Даже если начальник выдал лично вам какое-то указание, оно наверняка может подождать, а если нет — вы и сами это поймёте. Конечно, речь не идёт о том, чтобы стать глухонемым, например, на время выполнения квартального проекта; в любом случае, ваша работа должна быть разбита на этапы, а их надо заносить в дневной план по отдельности.