Штаффан Нётеберг — Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут

Штаффан Нётеберг — Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут

Что такое техника Pomodoro

Техника Pomodoro – один из элементов тайм-менеджмента для эффективного контроля времени. Суть метода – разбивка времени на небольшие удобные промежутки, в течение которых решается только одна рабочая задача. Один временной отрезок = одна «помидорка».

Почему «Помидор». Такое название системе контроля над временем дал Франческо Черилло, который искал действенный способ для повышения успеваемости в ВУЗе и нашел его при помощи кухонного таймера в виде помидора.

Классическая версия Помидорро предлагает использовать для работы 25 минут, потом делать 5 минут перерыва, а после четырех блоков отдыхать полчаса. Этот вариант считается эталонным, так как:

• минимизирует вероятность отвлечься на что-либо постороннее;
• сохраняет концентрацию на выбранной задаче;
• увеличивает эффективность и производительность.

Но! Интенсивный ритм жизни и огромная занятость диктует свои правила, заставляя увеличивать время «помидорок» все больше и больше. И возникает вопрос: какая же эффективность должна быть?

Метод помидора, в чем суть

А она очень простая и включает в себя 6 шагов.

1. Четко сформулируйте задачу на ближайшие полчаса.
2. Заведите таймер на 25 минут и приступайте к делу.
3. Как только время выйдет, закончите работу.
4. Сделайте перерыв длиною в 5 минут. В это время вы должны не думать о работе, а расслабиться и отдохнуть.
5. После отдыха снова заведите таймер и продолжайте работать над той же задачей либо над новой.
6. Через каждые 4-5 помидора (25-минуток) устраивайте продолжительный перерыв в 15-30 минут.

Почему автор методики выбрал именно промежуток активной работы в 25 минут? Все объясняется научно. Оказывается мозг готов к эффективной и продуктивной работе именно в данный период времени. После тридцатиминутной нагрузки он воспринимает и обрабатывает информацию по-другому, можно сказать с ошибками. Поэтому ему нужен регулярный пятиминутный перерыв.

Также очень важно не отвлекаться во время помидора, как на внешние, так и на внутренние раздражители. Если во время выполнения задачи вас посетила неожиданная, но очень важная мысль, вы вспомнили что-то, то стоит зафиксировать все на бумаге и продолжать работу дальше

Вообще в методе помидора очень много нюансов. В книге изложено множество инструментов, как правильно им “пользоваться”, как решать по ходу возникающие проблемы, например, что делать, если вас отвлекают во время помидора или что делать, если вы выполнили задание до того, как зазвенел таймер. Учитывается абсолютно все. Но это еще не конец.

В методе помидора есть 5 этапов:

• Планирование. На данном этапе вы составляете список дел, которые хотите выполнить и, исходя из него, составляете список дел на день.
• Отслеживание. В течение всего дня вы собираете информацию о том, сколько времени вы потратили на помидоры, сколько осталось и сколько не хватило.
• Записывание. Все данные должны быть зафиксированы на бумаге, а не храниться в голове.
• Обработка и визуализация. В конце дня вы обрабатываете всю полученную информацию, делаете вывод и разрабатываете план по улучшению своей эффективности.

Сейчас все это может показаться сложным, но если вы прочитаете книгу, то вопросов не возникнет. Кроме того, вы овладеете данной техникой в совершенстве, что, несомненно, пойдет вам на пользу.

И еще, не пытайтесь прочесть книгу в один раз, там так много всего написано, что в голове не всегда все откладывается. Запаситесь терпением и постепенно изучайте ее, делайте пометки, пишите конспект. Тогда у вас все получится.

Если вы цените свое время, хотите работать эффективно и получать от этого максимум пользы, то примените метод помидора в своей жизни. Желаю вас удачи и хорошего настроения! Пока, пока!

Диаграмма Ганта

Для планирования и контроля времени реализации проекта хорошо подходит ленточная диаграмма. Но нередко для построения, так называемой, диаграммы Ганта используют таблицы Excel.

• Определите задачи, все операции и контрольные точки, требуемые для выполнения проекта.
• Упорядочьте эти операции. Определите зависимость и расположите операции в наиболее целесообразном для вас порядке. Создайте подзадачи и логично выстройте проект.
• Оцените ресурсы этих операций. Оцените предложение и спрос на каждый ресурс/человека. Достаточно ли ресурсов для завершения задания, или нужны дополнительные. Назначьте ответственных лиц для каждой задачи и поставьте им персональные задачи.
• Отметьте на графике время начала и завершения для каждой из задач (время от начала выполнения каждой задачи до завершения будет выглядеть в виде полосы).
• Контролируйте сроки выполнения операций, отображенные в графике.

Для крупных задач, выполнение которых требует осуществить ряд действий, данный способ подходит лучше многих. Кроме всего, это отличный способ визуализации протекания всего процесса от начала до результата.

Казалось бы, ну что еще можно придумать для эффективности планирования? Но иногда при использовании уже известных инструментов можно натолкнуться на абсолютно новые и свежие идеи.

Отвлечения на помидорках

Идеально равномерно работать не может никто. Поэтому неизменно случаются ситуации, когда текущая «помидорка» прервана. Что делать в этом случае? Решение определяет причина перерыва. Самые популярные помехи:

• Звонок, сообщение, письмо на почте. Решение – выключить звук, перевернуть телефон, закрыть или отключить мессенджеры.
• Неожиданная идея о работе, планах, отдыхе. Решение – записать идею в органайзер или на листочек и продолжить работу.
• Дети, родственники, коллеги. Решение – остановить «помидорку», отвлечься, быстро разобраться с вопросом и вернуться к работе.

Техника Pomodoro не является строгим абслютом, который нельзя нарушать, но используя ее на постоянной основе можно заметить:

• что дела решаются быстрее и эффективнее;
• закрывается все больше пунктов плана;
• получается сконцентрироваться даже на очень сложных задачах;
• повышается качество работы.

Для работы с техникой Помидоро сегодня придумано много программных инструментов, которые позволяют планировать, анализировать, оптимизировать работу.

3 основных правила тайм — менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Отдельные рекомендации и приёмы

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б

Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение

Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела – так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу – сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он – плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области – неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими – настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом

Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

Что нам дает техника Pomodora

Фокусировка внимания на одной задаче, повышается внимание, удаляются прерывания
Статистика работы. Отслеживается сколько времени уходит на решение задач (своеобразный хронометраж) и сколько задач решено.
Оценка продуктивности: какое количество помидоров удалось сделать за день, неделю и т.д
Навык прогноза расхода времени на выполнение разных типов задач

Ежедневно отмечаем сколько помидоров ушло на решение задач, повышается реалистичность планирования.
Помогает организовать рабочее время

В статье иллюстрацией применения техники Pomodoro стал пример использования простого таймера и бумажных бланков. Если вы любитель применения электронных инструментов, то сегодня имеется большой спектр электронных приложений и программ метода Помидора, которые автоматизируют большую часть техники и предоставят массу полезной информации для анализа и самосовершенствования в теме управления рабочим временем.

Еще больше информации по технике  можно прочитать в книге автора на русском , а также в книге Штаффан Нетеберг «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут»

Готов ли ты выйти на новый уровень планирования и повысить свою продуктивность? Тогда начни свой первый “помидор” прямо сейчас и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Инструменты тайм-менеджмента.

Базовые принципы тайм-менеджмента в основном касаются смежных тем:

• Целеполагание;
• Планирование;
• Расстановка приоритетов;
• Мотивация;
• Делегирование.

Они логически взаимосвязаны друг с другом, дополняя общую картину рационального использования времени.

1. Целеполагание.

Цель – это основной ориентир, который позволяет не отклоняться от выбранного маршрута. Целеполагание является основополагающим тезисом тайм-менеджмента, который помогает предусмотреть экономию времени еще до начала работы.

Чаще всего, фигурирует метод целеполагания, под названием SMART. Эта аббревиатура означает выполнение таких критериев выбора цели:

• Конкретность (Specific) – четкое понимание ожидаемого результата;
• Измеримость (Measurable) – количественная или качественная оценка;
• Достижимость (Achievable) – возможность выполнить поставленное задание;
• Актуальность (Relevant) – необходимость реализации;
• Ограниченность во времени (Time-bound) – определение временных рамок.

Если поставленная цель соответствует принципу SMART, то достигнуть ее удастся с максимально возможной экономией усилий.

2. Планирование.

Отсутствие плана или стратегии погубило немало перспективных начинаний. Помимо осознания цели, следует понимать и какие «шаги» необходимы для ее реализации. Кроме этого, желательно контролировать полученные результаты.

Методов планирования придумано множество, но в тайм-менеджменте одним из самых популярных считается жестко-гибкое планирование. Рекомендуется планировать не более 60% своего дня, оставляя 40-50% расписания под непредвиденные ситуации. Желательно наметить самые важные задачи, при этом заложив своеобразный «резерв» на разнообразные форс-мажоры. Таким образом, удастся избежать негативных эмоций от невыполнения или корректировки своих планов. Сбережение душевного спокойствия – один из важнейших приоритетов управления.

3. Расстановка приоритетов.

Приоритет – это порядок выполнения различных заданий. Согласно закону, названному «кошелек Миллера», память человека способна удержать 7±2 элемента. Это значит, что нормальный человек легко может вести от 5 до 9 различных дел, включая хобби и бытовые задания. Если меньше, то жизнь станет скучной, а если больше – то мозг не способен будет обработать весь массив информации. Но есть закон Парето, согласно которому 20% усилий приносит 80% результата и наоборот. Выбор приоритетов позволяет сконцентрировать усилия на тех видах деятельности, которые обеспечивают максимальный эффект.

Один из ходовых методов выбора приоритетов – «матрица Эйзенхауэра»,  которая упоминалась выше по тексту

Разделив свои задачи, согласно их важности и срочности, можно с легкостью выстроить иерархию, выбрав самые актуальные и результативные направления

4. Мотивация.

Без должной мотивации желание работать пропадает и продуктивность труда сводится к минимуму. Тайм-менеджеру необходимо уметь вдохновлять себя и окружающих. Отличный прием мотивации – «Принцип якорения». Он подразумевает определенную похвалу за выполнение конкретного задания.

Например, школьнику нравится играть на приставке, но не делать уроки. Родители могут заключить с ним договор, что за выполненные домашние задания, он получит возможность поиграться. Постепенно ребенок привыкнет, что за уроками следует игра, тем самым выработав своеобразный рефлекс. Аналогичным образом можно поступать и в случае самомотивации.

5. Делегирование.

Умение делегировать (передавать) свои задачи другим, в целях экономии личного времени – крайне полезный навык для любого тайм-менеджера. Овладеть ним не так уж и сложно. Главное запомнить 10 основных принципов делегирования:

• Обеспечение исполнителя необходимой поддержкой;
• Ответственность за результаты его работы;
• Предварительное информирование о поручении;
• Вовлеченность исполнителя в процесс;
• Четкое описание ожидаемого результата;
• Формулировка норм и правил работы;
• Мотивирование исполнителя, указание его интересов;
• Обозначение прав и обязанностей;
• Регулярный контроль на этапах выполнения;
• Предвиденье возможного отказа и «возврата» полномочий.

Соблюдение этих правил помогает избежать многих «подводных камней» делегирования, самый опасный из которых – необходимость переделывать работу.

В тему делегирования косвенно входит умение говорить «Нет». Помимо того, чтобы самому научиться перекладывать рутинную работу на других, желательно уметь отказываться, если подобное пытаются проделать с тобой.

Что делать если.

Когда только начинаешь работать с «помидорками», неизбежно возникают вопросы. Попробуем разобрать типичные проблемы.

Что делать если таймер тикает, а дело закончилось?

Все зависит от дела. Можно или проверить тщательность его выполнение или, если окончание полное и контролировать нечего, перейти к другому делу.

Что делать если дела большие, более выделенного «помидорного» времени?

Разбить занятие на этапы и каждому этапу назначить свою «помидору». Или увеличить промежуток рабочего времени до нужного интервала – например, с 25 минут до 40 или 50.

Что делать если прервался?

Остановить таймер, решить вопрос и вернуться к выполнению плана стартом новой «помидорки».

Можно ли делить «помидоры» на четвертинки и половинки?

Нет, нельзя. Лучше уменьшить время работы или включить в одну «pomodoro» в него два дела.

Матрица Эйзенхауэра

Популяризатор техники: Стивен Кови

Суть техники: приоритизировать задачи по четырем категориям и сосредоточить максимум внимания на выполнении «Несрочных и важных».

Механика:

– Напишите над квадратами названия. По горизонтали – «срочные» и «не срочные». По вертикали – «важные» и «не важные». Теперь у вас есть четыре квадрата – «Срочные и важные», «Не срочные и важные», «Срочные и не важные» и «Не срочные и не важные».

– Распишите свои дела по этим категориям.

– Сосредоточьте основное внимание на колонке «Не срочные и важные». Старайтесь, чтобы задачи из этой колонки никогда не переходили в категорию срочных

Что понадобится: список дел, таблица.

Pomodoro маленькие помощники

Итак, ключевой pomodoro-девайс – это таймер. Без него никуда. Ныне развелась масса pomodoro-приложений. Рассмотрим самые популярные в 2018 году:

Flat Tomato – бесплатное приложение для  iOS, которое поможет проконтролировать себя в течение рабочего дня. У программы приятный дизайн, интуитивно-понятный интерфейс, в базовые настройки входит возможность регулировки временных отрезков. Flat Tomato может работать в фоновом режиме и оповещать вас о необходимости сделать перерыв звуковым сигналом. С помощью него удобно отмечать уже выполненные задачи, но есть и одна платная опция – подключение календаря за $0,99

Forest – приложение с более интересным графическим решением. Вы определяете промежуток времени, а затем «сажаете» виртуальное дерево. По мере того, как вы будете выполнять работу, это дерево будет расти и зеленеть. Как только вы отвлечетесь на свой смартфон (соц. сети, мультимедиа и т. д.), растение тут же погибнет. Мозг человека не может одновременно созидать и разрушать, потому такой стимул настраивает на труд без отвлечений. Forest для Android – бесплатный, стоимость для iOS составляет $1,99.Google Play

Focus Booster – классический таймер, в котором необходимо создать список задач, определить время старта работы и время финиша, отдых – строго по расписанию. Focus Booster работает на базе Mac OS и Windows, а недавно стала доступна и для смартфонов. Приложение условно бесплатное, полная его версия обойдется в $5 в месяц.

Pomodoro – удобный браузерный таймер для комфортного самоконтроля во время работы за компьютером. Прост в использовании (необходимо лишь кликнуть по необходимому временному отрезку – тут же начнется отсчет), забыть о деле не даст громкий звуковой сигнал. Сервис бесплатный, хорошо подойдет тем, у кого достаточно высок уровень самоорганизации.

Be Focused — приложение для iOS и Mac, которое поможет организовать рутинную работу в привязке к конечным целям. Программа дает возможность индивидуально настроить временные отрезки и количество подходов за день, предложит сделать длинный перерыв в работе через 4 подхода. Be Focused собирает статистику прогресса пользователя: на графиках видно, какой режим работы наиболее удобный, какое количество времени уходит на определенные виды работ. Дополнительные опции: возможность нумерации каждого «помидора», выбора звука сигнала, функция паузы, полная синхронизация между Mac, iPhone и iPad. Приложение бесплатное, но есть возможность платного отключения рекламы за $2.

Focus Keeper – pomodoro-таймер для iOS  с гибкими настройками. Помимо стандартных сессий по 30 минут, приложение предлагает ручную настройку режима работы для будних дней и выходных – это поможет выработать привычку регулярно пользоваться таймером. Focus Keeper собирает информацию о вашей активности и выводит данные в виде графиков 1-2 раза в месяц, может работать в фоновом режиме. Стоимость его составляет $1.99.

Опенспейс

Метод помодоро в опенспейсе обречен. Вы постоянно отвлекаетесь, и никакие хитрые практики тут не помогут. Петя пошутил про выборы, Вася открыл окно, и оттуда дует, Паша от природы разговаривает громким голосом. Полноценной концентрации не достичь никогда. В общем, всегда весело.

Идеально было бы, чтобы опенспейс был разделен на громкую и тихую зону (с библиотечными правилами тишины). Тогда любой человек мог бы выбирать, что ему важнее — обсудить детали задачи или сконцентрироваться на решении.

Кстати, было бы круто изобрести такие наушники, которые бы полностью блокировали внешний звук, но при этом снимали блокировку, когда к тебе обращаются по имени (для срочных дел). Т.е. с распознавалкой речи. Ну и заодно на них можно повесить лампочку «не беспокоить» и соединить с помодоро-софтом.

4 правила помидора

Для того, чтобы действовать эффективно, необходимо соблюдать ряд правил. Конечно, со временем вы разработаете свою концепцию и можете спокойно ей следовать, но не забывайте о 4-х основных правилах метода помидора. Этот метод планирования идеально вам подходит, если:

• Вы часто отвлекаетесь от работы из-за звонков друзей и родственников, а также любите проводить время в соцсетях, за просмотром видеороликов.
• Вы откладываете сложные задачи, так как не понимаете с чего начать.
• Скучные задачи не для вас, от них клонит в сон.
• Вы неверно расставляете приоритеты. Сначала делаете мелкие задачи, а на важные уже не хватает сил и энтузиазма.
• Вы не можете сразу точно рассчитать количество затраченного времени.
• Вы избегаете объяснений с клиентами, так как не можете внятно объяснить несоблюдение дедлайна, в итоге теряете клиентов и деньги соответственно.

Определились? Теперь вы точно знаете, что метод помодоро вам подходит. Переходим к 4-м его основным правилам.

Перерывы обязательны

Да, отдых необходим. Я уже писала о том, что 25 минут работы – это спорный промежуток времени, но все же Франческо Чирилло настаивал именно на нем. Научным методом доказано, что воспринимать и перерабатывать информацию мозг может именно столько времени. После 25 минут достаточно пятиминутного отвлечения и в голове происходит «перезапуск». Таким образом, намного эффективнее поработать 1,5 часа с тремя 5-ти минутными перерывами, чем работать 2 часа без отдыха.

Знаете, есть такое понятие «замыленный глаз». Так вот, не знаю уместно ли его применять в этой ситуации, но суть ясна. Для свежих, интересных мыслей нужен отдых. Но не обольщайтесь, отдых более 5 минут ведет к бездействию, апатии, лени. Вы снова переключитесь на соцсети или просмотр «интересных» видео.

Чем сложнее задача, тем дольше помидорки

Помидорки не могут быть дольше, их время фиксировано (25 минут работа + 5 минут отдых). Даже, если вы разработаете для себя другие временные отрезки, в любом случае они должны быть равны.

Другое дело, если речь идет о сложности задачи и о количестве помидоров. Помните, я говорила о том, что изначально будет сложно точно их определять? Старайтесь не преувеличивать свои возможности.

Вы удивитесь, как со временем сложность дел будет возрастать, а количество помидоров уменьшаться. Все приходит с опытом. Еще раз повторюсь, что метод помодоро действенный и заслуживает внимания.

Частичные помидорки не считаются

Может случиться так, что на выполнение одной задачи вы отмерили 3 помидора, а справились за 2,5. Отлично, у вас осталось время проанализировать действия и еще раз все тщательно перепроверить. Ни в коем случае не тратьте на отдых время, которое предназначено для работы, и не отключайте таймер раньше. Можете заняться делами, которые ниже в списке. Ничего страшного, если не удастся закончить. И не думайте о том, что оставшегося времени ни на что не хватит. Просто следуйте правилам.

Не обманывайте себя и никогда не ставьте таймер на паузу. В конце концов, это ваша жизнь, только от вас зависит ее качество.

Не обманывайте себя, учитесь действовать эффективно.

Ведение списка дел

Ведение списка дел – важное правило метода помодоро. Список нужен, чтобы начать свой день эффективно и чтобы сделать анализ в конце дня

Прежде всего, отметьте рабочий день. Если вы — офисный сотрудник, все уже решено не вами. А вот, если фрилансер, определитесь сразу, сколько часов в день будете работать. Метод помодоро научит дисциплине и самоконтролю.

Повторим основные моменты:

• Начертите таблицу. В первый столбик выпишите все дела, которые хотите сделать сегодня. Мы уже определились, что в таблицу пишем краткосрочные цели на текущий день. Расставляйте задачи по приоритетности. В начале дня запас энергии больше, поэтому начинаем со сложных и двигаемся к простым делам. Напротив каждой задачи отметьте количество помидоров, необходимое для выполнения.
• Контролируйте количество помидоров, потраченное на каждую задачу. Изо дня в день показатели будут меняться и приятно вас удивят.
• Вписывайте в таблицу новые задачи, если перенести их на следующий день невозможно. Не нужно хранить в голове эту информацию. Сосредоточьтесь на главном.
• Анализируйте. Продуктивно ли прошел день, сколько помидоров потрачено, фиксируйте свое самочувствие и уровень удовлетворенности.

Следующий этап — планирование на завтра с учетом сегодняшнего списка

Важно понимать, что задачи из конца сегодняшнего списка могут перенестись на первые строчки завтрашнего списка. Не только емкие задачи возглавляют список дел по методу помидора, но и важные

Красиво, наглядно, с умом

До знакомства с Pomodoro Time я пользовался другой программой-таймером. Сравните подход к организации меню в ней и в PT (внизу):

Чувствуете разницу? Российский аналог по клику на иконку предлагает «всё и сразу»! Роскошный графический таймер с анимацией радует глаз. Нажатием на Стильные кнопки-команды можно сбросить помидор (но тогда, по методике, его придется выполнять заново) или пометить его как выполненный / посмотреть другие задачи / увидеть общее число выполненных за сегодня задач / перейти к вводу новой задачи / открыть настройки. Куда интереснее и нагляднее, чем вчитываться в скучные строчки на первом примере.

Как выглядит рабочий день

В технике Pomodoro выделяются два особенных помидора:

1. организационный
2. итоговый

Организационный помидор включает в себя действия, которые вы совершаете в начале дня для настройки рабочего процесса (проверка почты, просмотр ежедневника и списков задач, планирования дня, подготовка рабочего стола, чашка чая с коллегами и т.д). Основная задача организационного помидора — объединить все систематические отвлечения в один помидор.

Итоговый помидор предназначен для подведения итогов и анализа прошедшего дня, планирования следующего дня.

В целом рабочий день может выглядеть следующим образом:

Время 25 минут не очень подходит

Классический механический помодоро-таймер заводится на 25 минут. Но это не всем подходит.

Это заметили производители софта. Почти в каждой программе для метода помодоро есть настройка, где можно указать величину интервала для работы и для отдыха, делать ли большой перерыв и т.д.

Однако даже эти настройки недостаточны. Когда я активно применял метод, то ставил себе с утра 50 минут, потому что с утра у меня было больше энергии, и я с легкостью концентрировался на этот период, а к вечеру иногда приходилось интервал уменьшать. Мозг не резиновый, все равно устаёт.

Еще, бывает, не выспался — и тогда вообще всё совсем по-другому. Ждешь перерыва, как манны небесной, и потом перерыв кажется тебе слишком маленьким.

В общем, 25 минут — цифра от балды.

Как можно было бы улучшить систему: какой-то датчик на голове, по типу ЭЭГ, замеряющий усталость и концентрацию. Как только человек устал, давать перерыв. Как только отдохнул, говорить, что пора работать.

С другой стороны, такие датчики смогут использовать работодатели для оценки того, кто насколько выкладывается на работе; надеюсь, не доживу до такого тотального контроля.

Секреты методики

Научно доказано, что наиболее работоспособным мозг является на протяжении 25 минут, потом этот показатель падает. Поэтому метод помидора и предполагает использовать этот факт в полной мере. Когда мозг устанет, следует сделать перерыв, а не сидеть и не мучиться, пытаясь заставить себя работать.

25 минут – это рекомендуемое время, являющееся средним. Если сосредоточиться на первых порах сложно, можно завести себе таймер на 15-20 минут, время постепенно увеличивать на 5 минут до достижения желаемого показателя. Работоспособные люди могут сразу брать большие объемы работы, делая свой «помидор» продолжительностью до 45 минут

Однако есть очень важное условие: все намеченное время должно быть посвящено решению конкретной задачи, другие дела и весь мир вокруг словно перестают существовать до сигнала таймера

Также можно относительно вольно поступать с перерывами

Если 5 минут недостаточно, их можно продлить до 10-15, но важно помнить: увеличивая продолжительность отдыха, вы сокращается собственную продуктивность и продлеваете рабочий день. Поэтому более длительная пауза между спринтами должна быть обоснована

Использование метода помидора помогает более эффективно и рационально организовать собственное время, сосредоточив внимание на решении важных вопросов. Рабочий процесс становится в разы продуктивнее

Программа метода помидора довольна проста в исполнении, не требует каких-либо специальных знаний и навыков, достаточно лишь на первых порах проявить силу воли и выдержку, заставляя себя работать. Постепенно это войдет в привычку.

Принципы тайм менеджмента

Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
Ведите записи.
Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
Всегда носите с собой ручку и блокнот.
Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
Научитесь говорить «Нет»

Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
Не выполняйте чужие дела

Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
Выделяйте время на самосовершенствование.
Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

Делайте то, что должны сделать сначала

Не откладывайте важные дела на потом.
Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
Все действия выполняйте на основе приоритетов.
Не тратьте много сил на достижение незначительной цели

Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.