Тест: умение использовать рабочее и личное время
Виды рабочего времени
Основная классификация трудовых будней зависит от времени, которое человек проводит на своем рабочем месте. Понятие и виды рабочего времени должны быть прописаны в нормативных документах на предприятии, где человек трудится
Выделяют нормальное, неполное и сверхурочное время и у каждой разновидности есть свои особенности, которые важно учитывать
Нормальное рабочее время
Представленный вид не имеет связи с формой собственности и с ее организационно-правовой направленностью. Нормальный режим рабочего времени одновременно является максимальным и не может он составлять больше 40 ч в неделю. Стоит учитывать, что трудовая деятельность по совместительству не считается той, что находится за пределами нормального рабочего времени
Важно заметить, что некоторые работодатели не считают рабочее время фактически затраченными на деятельность часами, поэтому этот момент нужно оговаривать предварительно, чтобы не было проблем
Сокращенное рабочее время
Есть определенные категории людей, которые могут рассчитывать на сокращенное рабочее время, установленное трудовым законодательством, и оно меньше нормальной занятости, но при этом оплачивается в полной мере. Исключением являются несовершеннолетние сотрудники. Многие думают, что сокращенное рабочее время это предпраздничные дни, но это заблуждение. Установлено такое понятие для таких категорий:
- Работники, которым еще не исполнилось 16 лет, могут трудиться не больше 24 ч. в неделю.
- Люди, возрастом от 16 до 18 лет, не могут работать больше 35 ч. в неделю.
- Инвалиды первой и второй группы могут быть задействованы в работе не дольше 35 ч. в неделю.
- Работники, деятельность которых опасна или вредны для здоровья, могут трудиться не больше 36 ч. в неделю.
- Педагоги в образовательных учреждениях работают не больше 36 ч. в неделю, а медицинские работники – не больше 39 ч.
Неполное рабочее время
В результате составления соглашения между работниками и собственником во время устройства на работу или во время деятельности может быть установлен неполный рабочий день, который важно отличать от сокращенного вида. Неполное рабочее время – это сокращение длительности рабочего дня на оговоренное количество часов
Оплата рассчитывается пропорционально с учетом отработанного времени или же она зависит от выработки. Собственник должен установить неполный рабочий день для женщин в положении и для тех, кто имеет ребенка до 14 лет или инвалида.
Основные ошибки при планировании рабочего дня
Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.
Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.
Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела
Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства
Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.
Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.
Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.
Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.
У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня
Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе
10 правил планирования рабочего времени
На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.
- Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
- Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
- Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
- Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
- Правило регламента и правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником.
Правило расстановки приоритетов
Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
Правило учета времени суток и биоритмов
Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.
- Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
- Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.
Методы планирования рабочего дня
Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.
Есть 4 квадрата:
- Квадрат А — Срочные и важные дела.
- Квадрат В — несрочные и важные дела.
- Квадрат С — срочные и неважные дела.
- Квадрат D — несрочные и неважные дела.
Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.
Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.
Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.
Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.
Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В
Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть
Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.
Что включает в себя планирование
Планирование рабочего времени включает в себя:
- Расстановку приоритетов.
- Выбор важных задач.
- Поиск лучших путей их решения.
- Поиск занятости в свободное время.
Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.
Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.
Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать
При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно
Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.
Что входит в рабочее время?
Для начала стоит сказать, что трудовое законодательство не предоставляет нормативно-правового основания, чтобы определить состав рабочего времени, поэтому его прописывают в коллективных договорах с учетом существующих актов. В большинстве случае рабочее время включает часы, затраченные на выполнение производственных операций, в том числе и для отдыха между сменами и личных потребностей
Важно знать, что не включается в рабочее время:
- Часы перерывов, которые предоставляются на протяжении трудового дня, при его разделении на части.
- Время, потраченное на переезд от места жительства до работы и обратно, а также на преодоление проходной, переодевание и регистрацию.
- Многих интересует, входит ли в рабочее время обед, так вот в перечень трудовых часов он не входит.
Некоторые профессии имеют свои нюансы при определении рабочего времени и их обязательно нужно учитывать:
- Если трудовая деятельность совершается на улице или в помещениях без отопления зимой, то непременно будет учитываться время перерывов для обогрева.
- Включает рабочий день подготовительное/заключительное время и те часы, что тратятся на обслуживание рабочего места, например, для получения наряда, материалов, товаров и так далее.
- В рабочее время безработных, которые задействованы в оплачиваемых общественных работах, включено посещение центра занятости.
- Для педагогических работников учитываются перерывы между уроками.
Цели time-менеджмента
Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни. Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться
Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.
Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.
Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.
Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.
Основы грамотного тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – сборник правил и методов, как правильно распределить свое время, чтобы все успевать. Познакомившись с основами рационального планирования, вы будете чувствовать себя увереннее и получать максимальную пользу и удовлетворение каждый день.
Для начала полезным будет освоить некоторые инструменты тайм-менеджмента:
Планирование. Если дела не планировать, то в жизни будет хаос. Планировать нужно обязательно и причем на электронных или бумажных носителях. Не стоит составлять планы в голове. Возьмите за привычку каждый вечер или утро составлять план на предстоящий день. План должен быть четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.
Расстановка приоритетов. В тайм-менеджменте есть много эффективных инструментов приоритизации задач. Например, «лягушки» — дела, которые вам не очень нравятся, их полезно делать утром. Или выделение отдельных рабочих блоков
Это время, когда вы занимаетесь только работой, ни на что не отвлекаясь.
Техники контроля времени. Например, популярная техника планирования Pomodoro.
Матрица тайм-менеджмента (или матрица Эйзенхауэра). Это популярный инструмент, в котором все дела разделяются по важности и срочности на 4 части. А затем каждое дело заносится в соответствующий квадрант в зависимости от срочности и важности выполнения
Это базовые инструменты тайм-менеджмента, с которыми важно познакомиться в начале. Если тема планирования заинтересует вас, можете более детально углубиться в знакомство с ней
Советы по планированию дня
При планировании дня вам могут помочь эти полезные советы:
Ограничивайте количество важных дел. Оптимальное их число — от трех до пяти.
Не накапливайте мелкие дела. Если можете выполнить задачу за несколько минут, лучше сделайте её сразу, или в промежутках между основными обязанностями. Можете выделить отдельный день на их выполнение.
Не позволяйте воровать у вас время. К похитителям времени можно отнести лень, социальные сети, просмотр новостных лент, постоянная проверка электронной почты и прочее.
Поддерживайте порядок. Наведите порядок на рабочем столе, в доме и в собственных мыслях. Порядок на рабочем месте позволяет лучше сконцентрироваться, меньше отвлекаться на лишние мелочи. Наведите порядок в доме. Если считаете, что уборка занимает у вас много времени, воспользуйтесь помощью клининговых компаний. Порядок в мыслях тоже играет очень важную роль
Ставьте определенные цели, определяйте важное и старайтесь уделять ему больше времени.
Заведите полезные привычки. Определите, какие полезные привычки вы хотите освоить. Подумайте, для чего именно они вам важны
Например, хотите выучить иностранный язык, чтобы больше путешествовать.Для того чтобы привычка прижилась, необходимо ежедневно внедрять её в свою жизнь на протяжении хотя бы месяца. Можете воспользоваться трекерами привычек.
Следите за уровнем энергии. Количество энергии внутри показывает, насколько вы будете продуктивным. Если ощущаете нехватку, необходимо восполнять энергию, прежде чем заняться важными делами. Для этого постарайтесь найти свои источники.
Время на отдых и увлечения. Выделяйте время, чтобы немного отдохнуть и заняться любимыми делами.
Поощряйте себя. За успешно выполненные дела балуйте себя небольшими подарками или приятными вещами. Это мотивирует.
Управляйте послеобеденной усталостью
Всем знакомо это чувство: обед давно позади, до конца рабочего дня ещё несколько часов, а вы совершенно без сил. Этот спад энергии, приходящийся обычно на три часа дня, совпадает с нашими суточными биоритмами. В это время организм выделяет гормон мелатонин, температура тела падает, и мы чувствуем сонливость. Если у вас нет возможности подремать минут 20 (что было бы идеальным вариантом), есть и другие выходы.
Запланируйте на это время менее напряжённую работу, задачи, которые требуют меньшей концентрации внимания и силы воли. Например, не особенно важную встречу или задание, для которого не нужна большая точность.
Послеобеденный спад энергии также подойдет для того, чтобы сосредоточиться на творческой деятельности. Наш творческий потенциал лучше раскрывается, когда мы устали. Запланируйте творческое задание на три часа дня и вы убедитесь, что небольшая усталость только приносит пользу.
Ключевым здесь, конечно, является планирование. Не позволяйте усталости захватить ваш день. Распределяя время заранее, вы сможете извлечь выгоду даже из послеобеденного спада энергии.
Дорожите первыми тремя часами
Первые три часа рабочего дня — наиболее ценное и продуктивное время.
Вместо того, чтобы проверять электронную и голосовую почту или выполнять просьбы коллег, посвятите эти часы тому, что особенно важно для вас и вашей работы. Согласно исследованиям Alison A
Benedettia, James M. Diefendorffa, Allison S. Gabrielb, Megan M. Chandlerc. The Effects of Intrinsic and Extrinsic Sources of Motivation on Well-being Depend on Time of Day: The Moderating Effects of Workday Accumulation. , в середине дня активность наших когнитивных функций обычно снижается. Из-за этого во второй половине дня то же самое задание может показаться нам гораздо более утомительным. Так что лучше не откладывайте трудные задачи на потом
Согласно исследованиям Alison A. Benedettia, James M. Diefendorffa, Allison S. Gabrielb, Megan M. Chandlerc. The Effects of Intrinsic and Extrinsic Sources of Motivation on Well-being Depend on Time of Day: The Moderating Effects of Workday Accumulation. , в середине дня активность наших когнитивных функций обычно снижается. Из-за этого во второй половине дня то же самое задание может показаться нам гораздо более утомительным. Так что лучше не откладывайте трудные задачи на потом.
Цитаты великих людей на тему времени
На тему важности времени, помимо всего прочего, часто высказывались великие люди. В качестве дополнительной мотивации мы предлагаем вам ознакомиться с несколькими такими изречениями, расположенными ниже
«Время летит это плохая новость. Хорошая новость вы пилот своего времени» Майкл Альтшулер
«Нужно не тратить время, а инвестировать в него» Стивен Кови
«Вы никогда не сможете «найти» время для чего-то. Если вам нужно время, возьмите его» Чарльз Бракстон
«На день надо смотреть как на маленькую жизнь» Максим Горький
«Я наблюдал то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие люди попросту тратили» Генри Форд
«Время — материя, из которой состоит жизнь» Бенджамин Франклин
«Убивать время, разглядывая часы что может быть бестолковее?» Харуки Мураками
«Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук» Пьер Шарден
«Горе тем народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им!» Карл Бёрне
«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь» Эдуард Юнг
Методы планирования рабочего времени
Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.
Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные. Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами). Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».
В добавление к этой методике еще один совет: чтобы послевкусие было еще приятнее, после лягушки можно «съесть дело-десерт»: сделать нечто приятное, любимое, приносящее удовольствие и радость на рабочем месте.
Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:
Примерные программы
Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.
Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие»
Если потратить несколько минут, то будет ясно, какие дела можно объединить в блоки, какие дела слишком глобальны, но важны и несрочны (их, наоборот, разделить на «ровные ломтики»), какие дела можно считать «лягушками», какие станут приятным и вкусным «десертом». Можно изобразить их в виду схем или диаграмм, можно выкрасить в различные цвета.
9:00 – важные дела + дела-лягушки
10:40 – деловая переписка + важные и срочные дела
11:04 – совещания, планерки
11:34 – деловые переговоры по телефону, собеседования
13:34 – деловой обед
14:00 – буферная зона + важные и срочные дела
15:30 – важные дела + дела-десерты
17:00 – деловой ужин
Как видно, планирование и соблюдение намеченных планов, способность вовремя и безболезненно их скорректировать – умение, которое формируется легко, а его использование существенно увеличит коэффициент полезного действия успешного человека.
Возможен ли отдых на работе?
Не просто возможен, а и очень нужен каждому
Если много часов подряд работать без отдыха, то можно совсем истощить свой организм, и совсем не важно, физический труд или умственный. Идеальным вариантом считаются 15-минутные перерывы каждые 2-3 часа
В это время стоит переключить свое внимание на расслабление и занятие каким-нибудь делом, приносящим удовольствие. Это может быть прослушивание музыки, игра на телефоне или просто отдых, сидя на стуле с закрытыми глазами
Для тех, у кого работа сидячая, рекомендовано хотя бы раз в 2 часа делать небольшую разминку, чтобы не возникало проблем с позвоночником, а так же гимнастика для глаз, которые устают от экрана компьютера.
Если есть возможность периодически выходить на свежий воздух, это еще один способ отдыха на работе. Не стоит, конечно, постоянно бегать на улицу, это вряд ли понравиться начальству, ведь объём труда имеется у каждого, и нужно всё выполнять в срок.
Лучше всего завести блокнот, в котором на каждый день писать приблизительный план. Так всегда будет возможность выделить время для отдыха
Кроме того важно выбрать тот вид работы, который будет приносить удовольствие. Если постоянно заниматься нелюбимым делом, то это никогда не принесет радости
У каждого своё любимое занятие, и если есть способ извлечь из него прибыль, то почему бы и нет? Стоит внимательно поискать лучшую работу в мире для себя.
Определите для себя конец рабочего дня
Мы часто позволяем работе вторгаться в нашу личную жизнь: проверяем электронную почту за ужином, перед сном, даже ночью. Технические устройства, которые мы используем на работе и дома, вызывают у нас зависимость.
Отключение различных устройств положительно скажется на вашем состоянии, а также на возможности сосредоточиться на следующий день, но часто отказаться от использования техники даже на несколько часов кажется невозможным. Выход есть. Чтобы не заходить по вечерам в рабочую почту, Фридман использует разные устройства для работы и отдыха. «На планшете у меня нет электронной почты. Им я пользуюсь только для развлечения, а вот телефон уже — мой рабочий инструмент», — говорит психолог.
Лучшая работа в мире, какая она?
Идеальной работы для всех не существует, но есть виды труда, которые максимально нравятся людям. Стоит отметить, что взгляды у всех разные, и то, что для одного прекрасно, второго может вогнать в ощущение ужаса. Самые интересные примеры работ со всего мира, которые считаются лучшими:
- Тестировщик кроватей. Суть в том, что человеку платят за то, что он лежит на дизайнерских кроватях и говорит свое мнение об их удобстве.
- Смотритель острова. На острове Гамильтон полгода проживает человек, который должен вести свой блог в интернете и присматривать за окрестностями. Ему даже выделили свою виллу с бассейном.
- Человек, который гладит и укладывает маленьких панд спать. Такая работа уже более 5 лет есть у японцев.
Не смотря на то, что таких видов заработка на планете не так уж и много, каждый может заниматься тем, что ему по душе. Говорят, что лучшая работа это высокооплачиваемое хобби. И это, безусловно, так. Нужно прислушиваться к себе и придумать, как можно получить прибыль, делая то, что всегда было по душе.
Лучшая работа в мире – это та, которой хочется заниматься каждый день, которая приносит счастье и помогает раскрыть свой потенциал
Совсем не важно, какая профессия выбрана, важно подходить к этому с душой!
Сверхурочное рабочее время
Если человек занят дольше установленной длительности рабочего дня, тогда говорят о сверхурочном труде. Собственник может применять такое понятие рабочего времени только в исключительных случаях, которые определены законодательством:
- Работы, важные для обороны страны и предотвращения стихийных бедствий.
- При проведении аварийных работ, связанных с водоснабжением, газоснабжением, отоплением и так далее.
- При необходимости закончить работу, задержка которой может привести в порче имущества.
- Для продолжения трудовой деятельности при неявке работника и невозможности сделать остановку.
К сверхурочному рабочему времени не могут быть привлечены беременные и женщины, у которых дети младше трех лет, а еще лица моложе 18 лет. Законом могут быть предусмотрены и другие категории, которых нельзя привлекать к работам выше нормы. Оплата сверхурочного рабочего времени в случае суммированного учета, осуществляется в размере двойной часовой ставки или двойной сдельной расценки. Длительность сверхурочного труда не может быть больше 4 ч. в течение двух дней подряд или 120 ч. в год.