Как научиться эффективнее управлять своим временем. 20 практических советов

Как научиться эффективнее управлять своим временем. 20 практических советов

6-й совет тайм менеджмента. Планирование

Чтобы планировать – нужно думать логически. Но согласитесь, что не всегда наша жизнь подчиняется логике

Скажите, было ли  у вас такое состояние, в котором вы ничего не хотели делать, даже если запланировали сделать дело много-много раз и понимали, что это важно сделать? Да, и у меня тоже были такие моменты, когда единственное, что хотелось — это выкинуть ежедневник с задачами как можно дальше и пойти, скажем, спать 🙂

В чем, я считаю, разница между теми моментами, когда вы находитесь в готовности что-то сделать и когда вам, наоборот, ничего не хочется. Все зависит от того состояния, в котором вы находитесь

Поэтому в тайм менеджменте в первую очередь я уделяю внимание состоянию, а потом уже самому планированию

Поэтому упражнение на сегодня будет очень простое.Опишите, пожалуйста, что с вами происходит, когда вы находитесь в своем самом ресурсном состоянии. Сразу скажу, что состояний таких может быть несколько, ведь для разной деятельности наиболее ресурсными будут разные состояния. Вы вряд ли занимаетесь сексом и сдаете диплом экзаменационной комиссии в одном и том же состоянии) Возьмите какое-нибудь одно состояние.Итак, по каким параметрам можно описать состояние:

ваши ощущения в теле;
то, в какой позе вы сидите;
как вы дышите;
осанка;
то, на чем вы концентрируете внимание;
играет или не играет музыка;
может быть, вы проговариваете про себя какие-то определенные слова;
может быть перед глазами возникает привлекательная картинка конечного результата;
и т.д.

Чем подробнее вы опишите в свое состояние, тем лучше. Теперь, когда вы захотите перейти в ресурсное состояние; воплотите все то, что вы описали выше: положение тела, дыхание, осанка, включите музыку, представьте зрительные образы, и вы сразу перейдете в ресурсное состояние. Можете даже всегда носить с собой сделанный список тех вещей, которые помогают вам перейти в ваше ресурсное состояние.Итак, еще раз повторю главную мысль: тайм менеджмент не работает, если вы находитесь в нересурсном состоянии. Поэтому, одним из главных ключей к эффективному тайм менеджменту является работа со своим состоянием. Практикуйте работу со своим состоянием каждый день, и вы увидите, как все, что вы планируете, вам удается осуществить.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт

В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Устранение отвлекающих факторов

Если вы один раз отвлеклись на проверку уведомлений в смартфоне, вам потребуется в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы вновь сконцентрироваться на выполняемой ранее задаче. По крайней мере так утверждает исследование Калифорнийского университета. Мы теряем многие часы жизни на секундные посматривания в смартфон или пустые разговоры с коллегами.
Следующие советы помогут избежать отвлекающих факторов и полностью сосредоточится на деле:

• Отключите все уведомления на телефоне, компьютере и планшете;
• Также отключайте Wi-Fi, если интернет не нужен непосредственно для работы;
• Спрячьте телефон в таком месте, куда вам будет трудно добираться от рабочего стола;
• Наденьте наушники – другие люди с меньшей вероятностью подойдут, чтобы побеспокоить вас;
• Выйдите из аккаунтов социальных сетей и не просматривайте их во время работы. Если уж это так необходимо, выделите для этого специальное время.
• Если у вас есть кабинет, просто закройтесь в нем.

9

Метода матрицы Эйзенхауэра 4 секции

В тайм менеджменте существует множество методик, помогающих наиболее эффективно распределить время. Одна из них — Матрица Эйзенхауэра.

Она создана с целью выделения приоритетных и наиболее важных задач, являющихся первоочередными, требующих неотложного решения.

Для составления матрицы Эйзенхауэра необходимо начертить таблицу с двумя столбцами и двумя строками. Один столбец — срочные дела, другой — несрочные. Названия строчек — «важные» и «неважные».

• В «важные» заносятся те задачи, от которых зависит дальнейшая успешность в достижении долгосрочных целей, или, если речь идёт о составлении плана на день для личного графика, ещё и мероприятия или дела, обладающие большой ценностью по личным соображениям.
• В «неважные» же заносятся все остальные — не требующие обязательного выполнения и не влекущие за собой никаких значительных последствий.

И, наконец, каждая из задач заносится в столбец «срочные» или «несрочные», в зависимости от сроков её выполнения. В первую очередь стоит выполнять те задачи, которые попали в ячейку «важные» и «срочные», а в последнюю — «неважные» и «несрочные».

Метода матрицы Эйзенхауэра является одним из наиболее простых и эффективных при определении приоритетных задач в тайм менеджменте.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё

Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Тайм менеджмент основы, что это такое

Человек в наше время катастрофически загружен. Огромное количество дел, постоянные дедлайны, сумасшедшие графики – все это обусловило хроническую усталость и плохое настроение. Ведь когда люди не справляются с поставленными задачами, недовольство возникает у всех окружающих. Опускаются руки, пропадает желание двигаться вперед. В таких ситуациях на помощь приходит умение грамотно распоряжаться собственным временем.

Об основах управления временем написано немало трудов. Для обучения этим вещам организовываются тренинги и мастер-классы. Но сначала людям нужно научиться расставлять приоритеты, чтобы выделить время на обучение. Поэтому опытные тайм-менеджеры сразу начинают учить совмещать приятное с полезным.

Научившись управлять временем, можно достичь эффективности в любом деле, в любом направлении. Контролируя те отрезки времени, которые затрачиваются впустую, человек может сэкономленное временное пространство тратить на работу и полноценный отдых. В итоге люди успевают делать все необходимое, избегая стрессовых ситуаций и не уставая хронически.
Методы овладения временем

Чтобы жить полноценной жизнью, важно не только работать и зарабатывать деньги, но и успешно отдыхать. Для этого время необходимо делить таким образом, чтобы каждый момент проходил в атмосфере довольства и умиротворенности

Даже самые нервные моменты в процессе трудовой деятельности будут не такими острыми, если задачи будут выполняться без спешки.

Методов овладения временем существует достаточно много. Наиболее эффективные инструменты тайм-менеджмента могут обеспечить максимально позитивный рабочий настрой с получением необходимого количества свободного времени. Главные принципы:

Глобальные задачи нужно разделять на малые. В каждом случае большой процесс можно разделить на несколько частей, пошагово выполняя все поставленные задачи.
Необходимо составлять список дел

Фиксировать свои планы, сроки их выполнения и особенности можно в ежедневнике, мобильных приложениях, в таблицах excel.

Важно правильно расставлять приоритеты. На каждый день (как и любой другой отрезок времени) стоит выделять главное дело, задачу, на которую и нужно бросать все свои силы

Все остальное стоит выполнять по мере важности.
Не останавливаться на достигнутом. Выполнив определенную задачу, не стоит останавливаться и расслабляться. Можно отдохнуть и действовать дальше. Ведь достигнутая цель может быть шагом на пути к более достойным свершениям.
Выполняя какую-либо задачу, нельзя отвлекаться. То время, которое выделяется на конкретную работу, не должно использоваться в других целях. Желательно, чтобы в это время никто человека не отвлекал.

Использовать все полученные знания на практике важно и нужно. При этом применять все методы совсем не обязательно

В зависимости от конкретных условий, индивидуальных особенностей, поставленных целей, можно выбрать наиболее подходящие пункты.

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный

Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

• причину и повод управления временем;
• цель управления временем;
• ценности и принципы управления временем;
• философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

9-й совет тайм менеджмента. Выбираем место для работы

От того, насколько комфортную и подходящую рабочую обстановку вы создадите для себя, зависит то, насколько продуктивно вы будете работать, а значит, и то, сколько времени вы будете тратить на ту или иную задачу.

Причем для разных задач будет нужна различная обстановка.  Замечали ли вы, что самые гениальные идеи приходят, когда ты находишься в душе или на прогулке, т.е. в неформальной обстановке. Кстати, когда Ньютону на голову упало яблоко и он сформулировал закон имени себя, я уверен, что та среда, в которой он находился ему тоже очень помогла. Очевидно, он находился в саду, на свежем воздухе, где думается очень легко.

А замечали ли вы, что над рутинными задачами или задачами, требующими большой концентрации хорошо работается в офисе.

Я предлагаю вам прямо сейчас выполнить небольшое упражнение. В левом столбце запишите определенное занятие (вид деятельности, которым вы занимаетесь). В правом – запишите то место, где занятие это дается вам легко и вам приятно работать. Знание того, где вы сможете выполнить поставленную задачу быстрее, эффективнее и с большим удовольствием позволит вам существенно сэкономить свое время.

Занятие	Место

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

1

Google Keep

Google Keep – электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

2

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него – Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

3

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций – календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

4

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком – достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского https://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

5

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность – поддержка рукописного ввода для планшетов.

6

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана – успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в .

7

Remember the Milk

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время

Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут

Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

С чего начинается управление временем

На самом деле всё сложное – просто. Отложите в сторону горы бизнес литературы, обучающей строить громоздкие механизмы распределения рабочего времени. К ним вы сможете вернуться уже ощутив позитивные перемены, дать старт которым можно прямо сейчас, если придерживаться нескольких правил.

Тайм-менеджмент неразделим с необходимостью вести списки дел. Чтобы делать это максимально эффективно – записывайте всё в одном месте. Это может быть программа для смартфона или ноутбука, или же более привычный ежедневник/бумажный планировщик, но не может быть всё сразу. Начиная пользоваться сразу несколькими инструментами, вы только усложняете себе жизнь и рискуете уже к концу первого дня запутаться в своих записях.
Используйте таймеры и напоминания. Приступив к какому-либо занятию, порой так увлекаешься, что напрочь забываешь обо всём остальном
Это не плохое качество, но уметь переключать внимание нужно. И самый простой способ – использовать таймеры и специальные электронные органайзеры (или же банальный будильник).
Применяйте стикеры
В деловой ежедневник не всегда есть возможность записать большой список покупок. Поэтому используйте стикер для его расширения
Кроме того, если вам нужно не забыть о чем-то важном, его можно приклеить в стратегически правильном месте, где он точно попадётся вам на глаза. К примеру, если вам нужно не забыть с утра поставить стирку, наклейте в ванной на зеркало напоминание для себя
Проснувшись с утра, вы пойдёте туда первым делом и точно его увидите.
Заведите себе правило готовиться ко всему заранее. Собирайте портфель, сумку для тренировки, папку на работу вечером, отнесите в машину упакованные для командировки вещи накануне. Просмотрите календарь с записями дней рождений и других важных событий в начале месяца, подготовьте открытки и подарки заранее, чтобы не думать об этом в последний момент, когда могут навалиться другие дела.
Учитесь порядку. Не в плане чистоты в доме (хотя здесь тоже ничего плохого нет, даже наоборот), а в том отношении, что вы всегда должны знать, где какие вещи у вас находятся. Кладите ключи, кошелёк, телефон, сумку в строго отведённых для этого местах. Если вы так никогда не делали, сначала будет немного трудно себя приучить, но в будущем вы убедитесь насколько это полезная привычка.
Всегда носите часы и анализируйте свои затраты времени. Нельзя контролировать то, что нельзя измерить, поэтому обращайте внимание на время почаще. Это приучит вас реально оценивать затраты на разные виды деятельности и поспособствует тому, что ваши списки дел станут более конкретными и точными в определении временных рамок.
Избегайте многозадачности. Последнее время появилось много работ, показывающих её выгоды, но для человека неорганизованного и незнакомого с большинством постулатов (которые даже с учётом этого не гарантируют высоких результатов) – она может оказаться непосильной ношей. Делайте одно дело за один раз, и всё будет хорошо. Опробовать другие техники вы сможете, когда добьётесь прогресса.
Скажите «нет» прокрастинации. Мы уже писали о некоторых приёмах борьбы с ней, здесь укажем лишь на один аспект, который приводит к потере времени. Никогда не прерывайтесь. Сели делать домашнее задание, писать отчёт или статью для блога – сосредоточьтесь только на нём. Не думайте о том, что предстоит сделать что-то ещё, не отвлекайтесь на другие занятия, работайте строго отведённое на это действие время.
Разрабатывайте запасной план. Наше время не всегда зависит только от нас. Партнёр может опоздать на встречу, вы можете застрять в пробке, дело может требовать для своего решения усилий не только от вас. Постарайтесь предусмотреть такие случаи и занять образовавшийся вакуум другими полезными делами. Например, начните разбираться с почтой или сделайте пару звонков, высвободив тем самым время, отведённое на них в вашем списке позже.
Не переоценивайте свои силы. Несомненно, то, что вам удалось сэкономить 30 минут в день, научившись управлять своим временем, является отличным результатом

Но планировать на него ещё какие-то дела стоит осторожно. Лучше посвятите это отдыху и саморазвитию.