10 принципов планирования или как всё успевать на работе и дома?

Организация работы и отдыха: первые шаги

Одна из особенностей работы на фрилансе — это отсутствие официального отпуска. Если вы отдыхаете, никто не будет платить вам отпускные, не передаст ваши обязанности на время отпуска кому-нибудь другому. Но в то же время вы можете уехать на неограниченный срок и исколесить за один раз полмира.

Поэтому фрилансеры выбирают, как им поступать:

• совмещать работу и отдых,
• устроить полноценный отпуск и не работать во время путешествия.

Какой вариант выбрать — решать вам. Но стоит помнить о том, что во время отпуска ваши заказчики продолжают работать и развивать свой бизнес. Поэтому просто уехать и забыть обо всем на свете не получится.

Итак, давайте разберемся, что необходимо сделать, чтобы организовать работу во время путешествия.

Советы, как создать идеальный рабочий день

1. День начался вчера …

В своей рассылке о лени, я поделился мощнейшим утверждением: утро начинается вчера.

Так вот, согласно этому правилу, утром довольно сложно сосредоточится: что вам надо, что не надо делать сегодня; но намного проще накануне вечером выделить 3 важных дела, которыми вы и станете занимается в рабочие часы следующего дня.

Сюда же, лучше подготавливаться (собрать материал, распланировать следующий день и т.п.), опять-таки, с вечера.

2. Легкая разминка

Не представляю, как утром можно делать силовую тренировку. По-моему, организм еще не успел проснуться, а тут ему: жми, беги, боксируй …

Но легкая физическая разминка поможет вам, как проснуться, так и взбодриться. В сочетании с душем – вы, вообще, почувствуете себя другим человеком. Что это может быть? Легкая прогулка на свежем воздухе, лёгкие растяжки, йога для начинающих, гимнастика Гермеса Трисмегиста. Вспомните разминку с физры в школе.

3. Утреней душ

Возьмите за правило – просыпаться с душем. Это великолепное средство, что вы можете сделать, чтоб ваш рабочий день стал идеальным. Многие уверяют, что человеку не полезно мытья каждый день, но если просто ополоснете себя прохладной водицей (или устоите себе контрастный душ) – такая процедура только улучшить ваше самочувствие, приведет быстро в тонус получше любого энергетика.

4. В одно время – одно дело

Не распыляйте себя одного на все многое. Т.е., если занялись этим делом – старайтесь только им и заниматься в отведенный час. Если устали от него, можно (и нужно) переключиться на другое дело, которым, опять-таки, занимаетесь только им, не отвлекаясь по сторонам.

Самый лучший способ устать – стать мульти задачным, пытаясь за один час сделать и то и се. К сожалению, нужно проводить поправку на человеческие возможности, они — увы, не располагают к многозадачности.

Чтоб не стать такой попрыгуньей — заведите простейший планировщик дня, в котором в порядке очереди и приоритетности распишите, где и когда вы будете заниматься тем или иным делом.

Кстати о приоритетности …

5. Закон Парето

Всеми облюбованный закон. Вот только более эффективных людей он все же не создал. Я отношусь к нему настороженно, ибо он нарушает во многих случаях формальную логику. (Статья, о уместности закона Парето)

Но все же, повторю его: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата».

Ваша задача из своего списка рабочих дел выделить те самые 20% дел, которые и дадут львиную часть результата. И заниматься в первую очередь только ими. Что великолепно сочетается с пунктом выше (в одно время – одно дело).

Кстати, те последние 20%, может — ну их? Если от них так мало проку, может стоит вообще отказаться? Тем самым снять тяжкое бремя со своих хрупких плеч.

6. Долой отвлекашки

Однажды наблюдал картину. Цыгане обступили тетку, что-то громка кричали, часто ее трогали. В итоге бедная жертва – впала в ступор. Это знаменитый прием цыганского гипноза. После такого «сеанса», тетка долга не могла понять, что с ней произошло, где она, что она, кто она …

Это слабые стороны человеческой психики! Любого человека можно ввести вот в такой ступор, какая после этого работа? Правильно – нулевая. А теперь, вместо цыган: трещит мобилка, по коммуникатору орет шеф, сотрудник сзади тычет пальцем, на мониторе у вас повисла еще одна требовательная физиономия …

Вы проходили курсы по спец подготовки на псих устойчивость в кризисных ситуациях? Нет. Тогда долой все раздражители – отвлекашки.

Ваше рабочее место должно быть максимально тихим, единственный человек на нем, который может производить звуки и иные действия – это вы. Возьмите это за правило. Конечно же в некоторой рабочей среде сложно такого достигнуть, но всегда стремитесь к этому.

7. Будьте профессионалом в СВОЕМ деле

Идеальный рабочий день не будет идеальным, если вы выполняете чужую работу, в которой вы полный: либо ноль или дилетант.

Выбирайте только то, в чем вы явно разбираетесь или хотите преуспеть. Остальное – доверьте другим профессионалам, настройте и их на идеальный рабочий день. Делегируйте, уполномочивайте, озадачивайте …

8. Делать перерывы

Причем полезно отдыхать так – на короткий промежуток кардинально менять вид деятельности. Если работа у вас сидячая – пройдитесь, пробежитесь, разомнитесь, потрясите конечностями. Если наоборот, физическая – почитайте что умного или не очень.

Через какой промежуток отдыхать? Зависит от работы. Можно выбрать помидорное время (25/5), можно, как в школе (45/15, 50/10), подобное … , (первая цифра – работа, вторая – отдых), подбирайте индивидуально, экспериментируйте.

9. Быть благодарным

Сложно занимать тем делом, к которому чувствуешь отвращение. Не так ли? Войдя в рабочий день – будьте благодарны своей работе. Ибо какая она бы не была – она вас кормит, одевает, развлекает, знакомит и позволяет общаться, занимает треть вашей жизни. Помните об этом и будьте ей за это благодарны!

10. Работая – играйте

Представьте, что работа – это игра. Иногда в ней вы достигаете не те результаты, что хотелось, а иногда достигаете и хорошие цели. В тоже время не стоит очень серьезно относится к ней. Конечно, это легко сказать, чем проделать и это, пожалуй, другая история …

Всех благ!

Решение:

С серьезным лицом собираем семейный совет и рисуем им график того, когда в вашу комнату можно наведываться. Или просто отключаем звук телефона и выходим из социальных сетей на то количество часов, которое вы привыкли посвящать проекту. Кстати, и тем и другим категориям фрилансеров нужно объяснить заказчикам, что вы готовы общаться по работе только в определенное время. Лишние обсуждения в течение рабочего дня, даже если они деловые, все равно отвлекают вас от проекта. Распределите часы на переговоры в течение всего дня — утром, в обед и вечером.

Правильный старт

Я знаю много фрилансеров. Среди них нет людей, которые сразу начали свою трудовую деятельность с удаленки. Причинами перехода в интернет служат: низкая зарплата, грубый начальник, отсутствие карьерного роста и т. д. При этом некоторые хотят просто найти удаленную работу по своей специальности и зарабатывать сидя дома. Но глобальная сеть открывает гораздо больше возможностей.

Я видел детей, которые уже в 14 лет получают доход в Internet. Смотрел ролик о пенсионере, который обучился фрилансу в 69 лет. Но стартовать и добиться успеха это разные понятия. Главное, что нужно знать – для вас стираются многие рамки! Выбирайте то, что действительно интересно! Это должно приносить удовольствие! Даже если вы еще мало что в этом смыслите. Не переживайте. В процессе пройдете обучение по вашей профессии. Сейчас есть масса курсов и тренингов для фрилансеров по разным специализациям.

Вам не нужно:

• ограничиваться университетом в родном городе;
• выбирать специальность исходя из перечня актуальных вакансий в своем населенном пункте;
• становиться «модным» сейчас юристом или программистом только из-за перспектив высокой оплаты труда;
• жить исключительно на пенсию или пособие, если есть ограничения по здоровью;
• выбирать рабочее место по принципу «куда возьмут».

Конечно, есть более оплачиваемые и востребованные направления. Но если на первом месте не только зарплата, а еще и моральное удовлетворение – игра стоит свеч. Я в свое время обратил внимание на удаленную работу только ознакомившись с книгой Александра Редькина. В ней описаны самые востребованные фриланс профессии и приведены примеры перехода людей на удаленку. Они придают уверенность! Перечислю наиболее актуальные специальности:

• личный помощник;
• копирайтер;
• видеограф;
• дизайнер;
• продюсер;
• транскрибатор;
• оператор call центра;
• специалист службы поддержки.

Любая из них позволяет фрилансеру выйти на доход 30-100 тысяч просто проявив старание. Советую «снять шоры» и осмотреться по сторонам. Не зацикливайтесь на знаниях и навыках, которые уже есть. Если внутренне вы предрасположены к другой деятельности, идите по новому пути. Пусть вас не останавливает потерянное время на наработку стажа, отсутствие стабильности и другие страхи. Если вы добились результата в нелюбимой должности, то дело мечты всегда покоряется в разы быстрее.

Порой финансисты становятся переводчиками, офисные администраторы – дизайнерами, педагоги – бухгалтерами, а предприниматели – таргетологами. Если же специальность полностью устраивает, искренне рад за вас! Рекомендую лишь обратить внимание на перенос навыков в онлайн. Это часто делают учителя, расширяя географию своей удаленной работы на весь мир.

Подведу черту – заработок на фрилансе для начинающих ВСЕГДА должен стартовать с выбора профессии! Определиться помогают биржи. Их много. Но для новичков я не встречал ничего лучше Воркзиллы. О том, как на ней правильно работать мы поговорим в другой статье. Сервис подходит для «пробы пера», но не для основной деятельности. Там очень низкая оплата, но и требования соответствующие. Ваша задача – попробовать себя во всех направлениях!

Кого можно привлечь официально в качестве подрядчика?

Можно привлечь как подрядчика физлицо, но для этого придется заключить договор ГПХ. Лучше заключать договор с самозанятыми или ИП и сэкономить на налогах и взносах.

Удобнее всего привлекать в качестве подрядчиков ИП и самозанятых — с ними просто заключить договор оказания услуг. Таким образом можно нанять и ООО, но с ним будет больше бумажной волокиты — если вы сами ИП или самозанятый, это может быть не очень удобно.

Можно привлечь как подрядчика и физлицо, но для этого придется заключить договор ГПХ. В таком случае вам придется платить те же налоги и взносы, так что экономии не будет. А если вы самозанятый, договор ГПХ вообще заключать нельзя.

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.

Приготовление пищи

Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.

1. Позаботьтесь о том, чтобы наполнить холодильник на всю неделю. Нерационально тратить время в очередях после работы.
2. Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. При отсутствии машины купите сумку на колесиках.
3. Если вы предпочитаете не есть полуфабрикаты, сделайте домашние заготовки – мясные и овощные котлеты, пельмени – на случай плохого самочувствия или позднего приезда домой. В противном случае вы не будете успевать ничего делать по дому после работы.
4. Оставьте сложные блюда на выходные, если вы любите готовить. Ежедневное приготовление еды не должно занимать более 40-60 минут.
5. Купите все необходимые приспособления для экономии времени – мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте на несколько дней.

Уборка

Если вы не успеваете делать уборку после работы, то лучший способ – каждый день поддерживать чистоту и порядок.

1. Сразу же убирайте одежду в шкаф или в корзину для стирки, кладите все вещи на место после использования, не копите грязную посуду.
2. Рациональные хозяева сразу протирают плиту, между делом моют сантехнику, подметают пол после готовки.
3. Задумайтесь о приобретении посудомоечной машины и робота-пылесоса, с такими помощниками ваша жизнь станет проще и приятнее.

Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.

СОВЕТ! Приучите детей помогать вам по дому. Устройте соревнование – кто быстрее вытрет пыль, начистит до блеска зеркала, вымоет обувь. Маленький приз станет отличным стимулом.

Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.

Планируем основное рабочее время

Здесь главное не испортить всё, что было заложено с утра, и при этом не устать раньше времени. Для этого:

Придерживайтесь изначального плана на день

И учитесь говорить «я сделаю это завтра». Скорее всего во время работы вам будут прилетать новые задачи. И первая реакция в таких случаях — отложить всё, что делали до этого и взяться за новое прямо сейчас. Но только если эти задачи реально не горят как костры святой инквизиции, полезнее будет отложить их на завтра. Или на послезавтра. В общем на тогда, когда в вашем списке дел есть свободное место.

Про все плюсы такого подхода есть даже целая книга, почитайте, если интересно.

Не увязайте в одной задаче

Это не значит, что нужно жестко ограничивать время на выполнение одного дела из вашего списка. Но значит, что для сохранения продуктивности, лучше работать короткими подходами.

Можно использовать для планирования квадрат Эйзенхауэра, помодоро-таймер или просто ставить будильник на периоды работы и отдыха. Главное, чтобы в порыве рабочего энтузиазма не пропустить момент, когда мозги уже перестали соображать и вы читаете одно и то же предложение уже 5 минут.

Модерируйте коллективные обсуждения и встречи

Заранее согласовывайте план встреч и главную задачу для решения. Приходите подготовленными, со списком вопросов на обсуждение, например.

По возможности, отведите на обсуждения не больше 30 минут и модерируйте весь процесс. Да, даже если это брейн-шторм или просто обед с деловыми партнерами. Вы ведь встречаетесь с ними, чтобы получить рабочий результат, а не просто приятно провести время.

прошлое

Даже если вам приятно вспоминать период, когда вы зависели исключительно от себя и эффективно работали дома, не стоит делать это на рабочем месте. Такие вроде бы праздные разговоры всегда раздражают и автоматически превращают вас в токсичного сотрудника. Кроме того, это прямой путь к обесцениванию нынешнего места работы.

Вместо этого составьте список плюсов нового места. Заведите дневник, чтобы каждый вечер отмечать, что из сделанного сегодня вы не могли сделать, когда были фрилансером. Ищите подтверждения тому, что совершили правильный выбор. Поставьте план работы в офисе на три года. Необязательно, что вы будете три года работать именно в этой компании, но такое планирование поможет вам сознательно развиваться на этой работе.

Как собрать портфолио

Если до перехода на фриланс вы проходили тематическое обучение по какой-либо интернет-профессии, скорее всего, у вас уже есть что показать потенциальному заказчику. Если нет, то вот один из вариантов, как можно собрать портфолио.

Смоделируем ситуацию. Елена — копирайтер, работает в офисе, но хочет уйти на фриланс. Тематика контента — бизнес и инвестиции. Использовать тексты с текущей работы Лена не может из-за НДА (соглашение о неразглашении).

Как ей собрать тексты в портфолио для перехода на фриланс:

1. Бесплатно публиковать свои тексты на популярных площадках вроде , Medium, «Яндекс Дзен». Кстати, на «Дзене» можно создать свой блог и выйти на монетизацию.
2. Выбрать издания, где бы Лена хотела опубликоваться, и предложить им темы статей. Учитывая, что наш копирайтер разбирается в бизнес-тематике, она может написать в «Тинькофф Журнал», блог TexTerra, блог банка «Ак Барс», журнал «Этажи» и подобные им.
3. Искать заказчиков, выполнять тестовые задания, добавляя качественные материалы в портфолио.

Следующее, что предстоит Лене, — красиво его оформить. Можно воспользоваться такими площадками:

• Tilda, WiX — конструкторы сайтов/лендингов, где каждый фрилансер может сделать себе сайт-визитку и опубликовать портфолио.
• Notion. На сайте удобно хранить резюме, портфолио, прайс-лист.
• Clippings — сайт, где может оформить портфолио копирайтер: материалы можно загрузить в формате PDF-документа, по ссылкам с сайтов.
• Google-диск. Оформить портфолио можно в документах, таблицах, презентациях, папках.
• Canva.

Где опубликовать портфолио другим специалистам:

• , Portfolios, Pinterest подойдут фотографам, дизайнерам, motion-дизайнерам, иллюстраторам, разработчикам, видеомейкерам и художникам;
• GitHub — программистам;
• — всем без исключения специалистам.

Планируйте и делайте заметки

Даже если вы терпеть не можете списки и планы на будущее — планируйте. Причем так тщательно и подробно, как только можете. Запишите каждое действие и продумайте их связи между собой. Выстройте план каждой рабочей встречи с клиентом, сдачу каждого из этапов работы. Зачем тратить на это время, которого и так мало? Да затем, что это даст вам возможность потом просто выполнять план, по пунктам, от одного важного узла до другого. Вам не придется в процессе работы продумывать свои последующие действия, вы сможете сосредоточится на непосредственном выполнении самой работы. Попробуйте хоть один раз — вы поймете, насколько это важно.

Создавайте чек-лист на каждый день, исходя из предварительного плана. Имея такой план на каждый из параллельно выполняемых проектов, вы сможете взвешенно распределить кучу взгромоздившихся на вас одновременных задач. Планируйте также всю переписку, работу по поиску новых заказов, телефонные звонки — все в порядке важности.