Принципы организации времени

Принципы организации времени

Ловушка: привычка – вторая натура

За всю жизнь мы в среднем 7 лет проводим в ванной комнате, 6 лет – за едой, 5 лет – в очередях,  3 года – разговаривая по телефону, 8 месяцев – просматривая ненужную почту,  6 месяцев – на красном сигнале светофора.

У каждого из нас есть свои повседневные ритуалы: как мы собираемся на работу, как добираемся, как проводим время после. Привыкая «вершить дела» в определенной последовательности, мы по умолчанию считаем, что оптимизировали временные затраты на житейские мелочи. А по факту выходит, что практически живем в режиме автопилота. Мы не задумываемся, так ли нужны все эти манипуляции или все же они не имеют никакого решающего значения.
 

Совет: проанализируйте свой среднестатистический день ¬ наверняка найдется занятие, которое вы делаете по привычке или с неоправданной частотой. Нужна ли вам влажная уборка чаще одного раза в неделю, если маленьких ползающих по полу детей у вас нет? И действительно ли волосы нуждаются в мытье каждый день?
 
{{WIDGET-5924}}
 

Кто такой тайм — менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм — менеджмента

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм — менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм — менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

История возникновения тайм — менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм — менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Что вас делает сильнее?

Причина происходящего – максимализм. Если вы захотите добиться хороших результатов и научиться управлять собственным временем, не впадайте в крайности, поскольку именно они делают вас слабым и беспомощным. Научитесь этими крайностями манипулировать. Смешивайте их между собой. Ищите золотую середину. Например, помните о том, что время не возвращается назад. Но не ругайте себя за то, что позволили себе незапланированный отдых или смену планов. Просто скорректируйте их, а на будущее постарайтесь не допускать подобных перелицовок.

Почему? Потому что невыполненная задача никуда не исчезает, а висит над вами наподобие Дамоклова меча. И вы о ней помните, помните постоянно. Разве может быть отдых в таких условиях полноценным? Или общение с дорогими вам людьми? Конечно, нет. Поэтому, делаем первый вывод: приступаем к выполнению поставленной задачи без промедления, не отвлекаясь на посторонние дела. Единственный случай, когда можно позволить себе отвлечься – это небольшой отдых, если умные мысли решили поиграть в прятки. Такой подход к вопросу управления собственным временем даст хорошие результаты уже через пару дней. Если вы сможете преодолеть зависимость от пожирателей времени.

Сорвите маски

Рекомендация психолога записывать в блокнот от руки свои мысли, рассуждения или планы, не основана на желании увеличить оплаченное время сеанса. Человеку лучше думается с ручкой и листом бумаги. И запоминать либо переосмысливать информацию таким образом — гораздо эффективнее. Поэтому берите блокнот, хорошую ручку и записывайте.

1. На какие из повседневных дел вы тратите больше всего времени. Проанализируйте список. Подумайте, какие занятия можно сократить или исключить, как бесполезные (например, долгое времяпровождение в соцсетях), а какие реорганизовать (решение бытовых вопросов).
2. Освободив, таким образом, внушительный отрезок времени, составьте план. Сначала тренируйтесь на ежедневном планировании. Потом переходите к планам на неделю. А когда научитесь и их выполнять, то смело приступайте к освоению месяца, квартала, полугодия и целого года.
3. В планы на каждый день включайте один пункт, описывающий задачу, которая может быть выполнена наперед. Это значит, что если у вас появится свободный кусочек времени, посвятите его этому пункту. Незаметно для самого себя, таким образом можно освободить для полноценного отдыха и общения с близкими людьми, целые дни и даже недели.
4. Позволяйте себе лениться. Только прежде запишите, на какие дни вы сможете перенести проигнорированные вопросы текущего дня. И ленитесь с удовольствием.
5. Повесьте на стену большой альбом, либо, если нет такой возможности, заведите специальный блокнот, в котором отмечайте каждое, даже самое маленькое достижение текущего дня. Вспомнили о том, что надо протереть листья цветку первый раз за год? И протерли? Записывайте! А во время тотальной ленивости перечитывайте все, что записали.

Делаем второй вывод: не все так уж и сложно. Управлять своим временем может любой человек. Главное, чтобы полезная практика вошла в привычку.

Неординарные приемы и рекомендации тайм – менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Ловушка: ни минуты покоя

 
«Делу время – потехе час»: это, наверное, древнейший закон тайм-менеджмента

В его рациональном зерне не приходится сомневаться: чтобы все успевать, важно правильно расставить приоритеты. Необходимо делать упор на выполнение заданий, периодически переключаясь на отдых для «проветривания» мозгов.
 
Ошибкой в этом случае становится перфекционизм и сила воли, доведенная до абсурда

Утрированное понимание смысла пословицы и отказ от отдыха, пока не сделаешь задание (порой многочасовое) полностью, чревато перегрузкой организма. 
 

Совет: рабочему процессу в принципе свойственна определенная динамика с пиками активности и снижением эффективности. Отдых будет во благо, а вымученная работоспособность – во вред. Прерываясь каждый час на 5–10 минут, вы справитесь с заданием быстрее.
 

Тайм – менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм — менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

Основные методики планирования. Краткое описание

АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов

Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности

80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Ловушка: за деревьями леса не видно

Управление временем – это тема, которой в последние годы уделяется очень много внимания на информационных просторах: статьи в Интернете, печатные труды в книжных магазинах, публичные лекции от асов тайм-менеджмента для всех желающих. Масса рекомендаций и принципов организации времени, о которых вы даже не догадывались, – неудивительно, что вы потеряли ориентир при таком изобилии советов и начали использовать все подряд.

Совет: выберите для себя те советы, которые сформируют образ жизни и мышления, удобный именно для вас. Одному подходит делать генеральную уборку раз в неделю, другому – наводить порядок по 10–15 минут каждый день. Третий вообще не считает, что нужна какая-то система и убирается под настроение, в лучшем случае раз в месяц. Если сомневаетесь, включите так называемый «тестовый режим»: в течение недели попробуйте жить, соблюдая новый принцип, – это поможет принять верное решение.
 

Ловушка: важное VS срочное

 
Все дела и связанные с ними решения можно разделить на четыре категории.
 

Важные и срочные: например, вас залили соседи сверху или вы сами залили соседей снизу, и разрулить ситуацию становится первостепенной задачей.
 

Важные, но не срочные: например, регулярные занятия спортом, долгосрочное финансовое планирование, досуг с семьей.
 

Срочные, но не важные: например, рабочее собрание, на ход которого ваше отсутствие совершенно не повлияет, или звонок приятельницы, которой срочно надо «кое-что обсудить» (впоследствии может выясниться, что «кое-что»– это желание занять денег).
 

Не важные и не срочные: например, посплетничать с коллегами и прочитать рецензии на киноновинку.
 

Стараясь все успеть, мы часто ориентируемся на критерий срочности, а не важности. Но ведь есть дела, которые действительно важны, хотя они не ограничены временными рамками

Поэтому из раза в раз откладываются и откладываются. Равно как и наоборот: есть дела с установленными сроками, но так ли они важны и так ли нужно ваше участие и присутствие?
 

Совет: разобраться в истинных приоритетах по-настоящему важно и срочно. Задумайтесь, не пожирают ли дела из категории «срочно, но не важно» слишком много времени, которое вы могли бы потратить на дела «важно, но не срочно».