Тайм менеджмент: эффективное управление временем, чтобы все успеть

Выполнить неприятную задачу: правило лягушки

Марк Твен говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Мотивационный оратор Брайан Трейси применил мысль классика к организации рабочего дня.

«Лягушками» Трейси называет самые важные, сложные и трудоемкие задачи, которые мы обычно откладываем. Он советует начинать день именно с них. Когда вы справитесь с трудным делом, у вас поднимется настроение и возрастет мотивация, к тому же вы сэкономите время, которое могло бы уйти на прокрастинацию.

Если за день нужно решить сразу несколько сложных задач, Трейси советует выбирать самую большую и важную из них. Так постепенно сформируется привычка сразу приступать к главному, а это, по мнению автора методики, ключ к высокой продуктивности.

Правило лягушки и другие техники управления временем Трейси описал в книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

Что такое тайм-менеджмент?

Восполнимые ресурсы:

• Еда
• Материальные блага
• Деньги
• Эмоции
• Энергия
• Отношения
• Невосполнимые ресурсы:
• Здоровье
• Время

Тайм-менеджмент базируется на трех китах: целеполагание, стимулирование и планирование.

«Для того чтобы успевать максимально много, нужно определиться с тем, что вы будете делать. Если заниматься своим любимым делом, время бежит с огромной скоростью, и ты живешь интересной и насыщенной жизнью. А если тратить все время на нелюбимую работу, которая претит твоим жизненным ценностям, то никакой тайм-менеджмент не поможет. Поэтому в первую очередь нужно определиться с целью».

Тайм-менеджмент — Совет № 1: Готовьтесь заранее

Во-первых, подготавливайте список ваших дел на день заранее, например, вечером предыдущего дня. Будет наилучшим, если планирование дел на завтра будет последним делом, которое вы делаете сегодня.

Когда вы планируете свои дела на завтра поздно вечером, ваше подсознание будет работать на ваши планы и цели во время сна. При таком подходе вы часто будете просыпаться по утрам с новыми идеями, которые сможете применить в своей работе.

Одним из преимуществ подготовки списка ваших дел заранее является то, что такая практика позволяет вам спать более спокойно.

Вы не будете беспокоиться, стараясь не забыть какие-то важные дела, которые нужно сделать завтра. После того как вы записали какой-то вопрос, он освобождает ваш ум.

Здесь срабатывает известный в психологии эффект Зейгарник – пока дело не записано, оно крутится в вашем уме и загружает его. Таким образом, этот прием позволит вашему мозгу лучше отдыхать ночью.

Для эффективного планирования, используйте принцип S.M.A.R.T.

Согласно данному принципу цель должна быть:

• конкретной (Specific);
• измеримой (Measurable);
• достижимой за определенный период (Attainable);
• актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
• ограниченной во времени (Time-bound).

Выполняя последовательные задачи, вы значительно сократите время выполнения работы.

Будьт последовательны и сосредоточены на конкретных пунктах, это залог вашего будущего успеха.

Почему времени всегда не хватает?

Современный человек окружен такими технологическими возможностями, о которых и не мечталось еще 50 лет назад. Интернет позволяет найти почти любую информацию в кратчайшие сроки, магазины доставляют товары на дом, образование можно получить, не выходя из дома. Все это, казалось бы, экономит время, но современный человек ощущает нехватку времени намного больше, чем его предшественники. Почему? Известный факт: за последние 30 лет скорость жизни стремительно возросла, а объем информации обрушивается на современного человека нескончаемым потоком.

Вследствие этого у современного человека наряду с новыми возможностями, появляются новые соблазны. Мало кто засекает время, проведенное в Интернете или в переписке за мобильным телефоном. Время, проведенное онлайн, стремительно растет год от года, и, согласно последним исследованиям [Digital 2019 reports, 2019], около 6 часов своего времени люди проводят в Сети.

Также современный человек меньше двигается, а следовательно хуже себя чувствует и больше времени проводит в рассеянном состоянии, которое заметно уменьшает производительность труда.

Тайм менеджмент: методы управления временем

Существует много работающих методов, которые отвечают на задачи тайм менеджмента. Пробуйте разные и находите такие техники тайм менеджмента, которые будут эффективными именно для вас. Для разных проектов можете подобрать различные методы, которые будут удовлетворять конкретным требованиям и условиям.

Техника 1-3-5

Планируйте ровно 9 задач на каждый день. Разработчики этой методики установили, что за день можно достичь выполнить только одно большое дело, три средних и пять небольших задач. Эта техника отлично подходит для фиксированного рабочего времени. Правило 1-3-5 позволит не создавать завалы на работе, успевать все в срок и избежать лишнего переутомления.

«Правило трех»

Суть правила в том, что в начале каждого дня необходимо представить какие 3 задачи вы хотите выполнить к вечеру. Сфокусируйтесь на этих трех делах, не отвлекаясь на другие. Аналогично, используйте правило трех для более масштабных задач в начале каждой недели.

Метод 90/30

Исследователь из Йельского университета Перетз Лафи в своей работе The Enchanted World of Sleep определил, что 90 минут это самое оптимальное время, в течение которого возможно эффективно сосредоточиться на одной задаче. А полчаса вполне хватает среднему человеку для полноценного отдыха и расслабления.

Работайте по принципу «делу 90 минут, потехе – полчаса», а затем повторяйте цикл. Первые 90 минут вашего дня посвятите самой важной задаче, которая требует вашего внимания. Далее работайте по убыванию важности дел.

Pomodoro

«Метод помидора» был придуман для облегчения подготовки студентов к экзаменам. Он подходит для тех, кто быстро теряет концентрацию и легко отвлекается. Идея Pomodoro заключается в том, что вы ставите таймер на 25 минут и напряженно работаете. По истечению 25 минут вы берете 5-минутный отдых. Проведите четыре таких цикла, и дайте себе получасовой перерыв для отдыха. Начинайте заново.

Канбан

Это японский метод продуктивности. Он поможет вам отслеживать в реальном времени статус выполнения ваших запланированных на день дел. Канбан визуализирует рабочий процесс, разделяя дела, которые находятся на стадии выполнения, завершенные дела и задачи, которые вам еще предстоят.

Возьмите доску и стикеры. Разделите доску на три части, обозначьте каждую колонку следующим образом: «Сделать», «Делаю» и «Сделано». Теперь используйте стикеры, напишите ваши задачи на них и прикрепите все в столбец «Сделать». По мере выполнения дел, перемещайте стикеры в соответствующие колонки. Так, вы сможете контролировать ваши рабочие процессы и не упускать дела, так как они всегда будут у вас на виду красоваться на стикерах в первой и второй колонках.

В ходе работы проводите тайм менеджмент тест, чтобы определить наиболее подходящую вам технику управления временем. Не важно какой именно метод вы выберите. Вы даже можете разработать для себя свое собственное правило управления временем. Главное, чтобы была достигнута цель тайм менеджмента – эффективный рабочий процесс, позволяющий успешно выполнять задачи и достигать цели.

Применяете ли вы какие-либо техники управления временем? Расскажите в комментариях о ваших способах тайм менеджмента.

Мечтаете о финансовой независимости и увеличении заработка? Зарабатывайте, не выходя из дома! Бесплатный 7-дневный курс «Профессия — финансовый психолог и коуч» поможет вам проработать ваши финансовые установки и зарабатывать от 50 000 до 150 000 рублей в месяц на онлайн консультациях. Регистрируйтесь по ссылке, и получите сертификат о прохождении курса!

Как обучиться тайм-менеджменту

Для обучения искусству тайм-менеджмента существуют специальные психологические тренинги в виде деловых игр для студентов.

«Составление тайм-плана»

1. Участники разбиваются на команды по несколько человек (можно работать и в одиночку).
2. Каждой команде дается задание за отведенное время составить тайм-план определенного мероприятия.
3. Участники обсуждают и конкретизируют план, указывая время на каждый пункт.
4. По окончании каждая команда представляет свой план.
5. Обсуждение и анализ планов. Нахождение неучтенного времени и способов их сокращения.
6. На основе обсуждения разрабатывается общий тайм-план.

«Хронофаги»

Участники сидят в кругу. По очереди передают друг другу какой-либо предмет, называя при этом свои привычки, «пожирающие» время. Это могут быть болтовня по телефону, зависание в соцсетях и мессенджерах, прокрастинация, залипание в телевизор, компьютерные игры и т.д.

«Секундомер»

Упражнение на индивидуальные особенности восприятия времени. Участники одновременно по команде закрывают глаза и открывают их, когда по их ощущениям прошла минута (считать про себя секунды нельзя), проверяя себя по секундомеру.

По окончании эксперимента подводятся итоги:

1. Если студент открыл глаза ранее, чем через 55 секунд, это означает, что он слишком торопится. Время течет медленнее, чем ему кажется. Существует опасность быстрого истощения нервной системы. Ему рекомендуется избавиться от суеты.
2. Если упражнение заняло более 66 секунд, это свидетельствует о неторопливости студента. Возможно, ему часто не хватает времени из-за медлительности. Ему рекомендуется ускорить восприятие времени.

Упражнение на постановку целей

Студентам дается задание за пять минут сформулировать свои цели таким образом, чтобы они были:

• конкретными;
• реальными;
• ограниченными по времени достижения;
• важными;
• измеряемыми.

Затем участники зачитывают свои списки, анализируют результаты.

Упражнение на распределение задач по матрице Эйзенхауэра

Участники делятся на 4 команды, им дается список задач, которые следует распределить на 4 группы:

1. Важные и срочные (форс мажорные, требующие немедленного выполнения).
2. Важные, но не срочные (заранее запланированные).
3. Срочные, но не важные (второстепенные).
4. Не важные и не срочные (поглотители времени).

Задача студентов — выработать общее решение за 3 минуты. Каждая команда представляет результаты по одной из четырех групп. Происходит коллективное обсуждение, каких незапланированных ситуаций можно было бы избежать при правильной организации времени, умении предвидеть события и рационально планировать собственные дела.

Не справляетесь с учебными нагрузками? Квалифицированные специалисты сервиса окажут помощь с любым видом академических задолженностей.

Онлайн-курсы по тайм-менеджменту от

Содержание. Программы курсов включают изучение следующих тем:

• английский язык: как поставить цель и выбрать средства;
• как всё успеть, если ничего не успеваешь;
• круги времени, личный тайм-менеджмент;
• эффективное управление временем;
• тайм-менеджмент для деловой женщины;
• организация рабочего времени в условиях удалёнки;
• тайм-менеджмент для риэлтора.

Менторы:

Анна Козлова — преподаватель английского языка.

Артур Анаян — режиссёр, продюсер.

Александр Крымов — бизнес-консультант.

И ещё 5 преподавателей. Полный список смотреть здесь.

После окончания обучения вы сможете:

• наконец-то выучить английский язык;
• успевать то, что запланировали;
• найти баланс между работой и отдыхом;
• повысить свою продуктивность в работе и жизни;
• организовать работу из дома.

Мои впечатления: Пакет курсов для всех, кому нужны навыки самоорганизации. Подойдёт как для специалистов, так и для простых обывателей. На сайте вы можете подобрать любой, исходя из вашего уровня подготовки и начать менять свою жизнь. Вы сможете организовать процесс изучения иностранного языка, находить баланс между бизнесом и бытом, а также эффективно работать на удалёнке. Выбирайте один или несколько курсов, и начните повышать свою продуктивность!

Принцип №7

Умейте сказать «нет». Возьмите за правило не отвлекаться на спонтанно возникающие задания (за исключением действительно экстренных), до тех пор пока не завершите текущий пункт вашего списка. Даже если начальник выдал лично вам какое-то указание, оно наверняка может подождать, а если нет — вы и сами это поймёте. Конечно, речь не идёт о том, чтобы стать глухонемым, например, на время выполнения квартального проекта; в любом случае, ваша работа должна быть разбита на этапы, а их надо заносить в дневной план по отдельности.